Hướng dẫn sử dụng và cách thiết lập Control Center 4 để scan tài liệu

Control Center 4 là một chương trình dùng để scan, được tính hợp sẵn và miễn phí đi kèm cùng với máy scan Brother. Chương trình Control Center 4 giúp bạn thao tác thiết lập các chức năng scan và điều hướng dữ liệu sau khi scan trở nên đơn giản và trực quan hơn.

Để cấu hình chế độ scan theo nhu cầu sử dụng của mình, bạn phải thiết lập các chức năng scan trên Control Center 4 thì máy scan mới có thể hoạt động tốt được. Bài viết sau đây Khuê Tú xin gởi đến người dùng: Hướng dẫn sử dụng và cách thiết lập Control Center 4 để scan tài liệu trên dòng máy scan Brother.

I. Chuẩn bị

Sau khi cài đặt driver cho máy scan đã hoàn tất, cửa sổ ControlCenter4 Mode sẽ hiển thị  cho bạn lựa chọn giữa hai chế độ: Home ModeAdvance Mode như hình sau.

Kết nối nguồn và cáp USB vào máy tính. Icon trạng thái máy scan (1) và Icon biểu tượng Control Center 4 (2) sẽ hiển thị dưới khay hệ thống máy tính ở chế độ sẵn sàng để sử dụng như hình sau.

 

Click chuột phải vào icon biểu tượng dưới khay hệ thống máy tính, giao diện chương trình Control Center 4 ở chế độ Home Mode sẽ mở ra. Bạn cũng có thể vào Start Menu chọn All Program->Brother->Tên Model máy scan->Control Center 4 để mở chương trình.

II. Hướng dẫn thiết lập cấu hình scan và giải thích các chức năng trên chương trình Control Center 4

A) Hiểu về các chức năng trên những vùng giao diện của cửa sổ chương trình Control Center 4

Ở chế độ Home Mode của chương trình Control Center 4 như hình sau.

1. Model

Cho phép bạn chọn mô hình máy scan mà Control Center4 sẽ kết nối.

2. Configuration

Cho phép bạn thay đổi kiểu giao diện phù hợp với người dùng và các thiết lập chương trình tự khởi động.

2.1 Mode Select

Bạn có thể chọn giao diện chương trình Control Center 4 phù hợp với nhu cầu sử dụng ở chế độ Home hoặc Advance.

2.2 Preference

Start ControlCenter on computer startup

Chọn để làm cho Control Center 4 tự động chạy trên khay hệ thống khi máy tính của bạn khởi động.

  • ♦ Open the main window on ControlCenter startup

Chọn để bắt đầu mở cửa sổ màn hình Control Center 4 khi máy tính khởi động.

3. Menu Tab

3.1 Scan

Cho phép bạn thiết lập cấu hình các chức năng quét và thực hiện việc quét các tài liệu hoặc hình ảnh trực tiếp đến những điểm đến khác nhau hay đến một máy in đã được kết nối.

3.2 Device Settings

Cho phép bạn thay đổi các thiết lập cấu hình mặc định đã có sẵn trên máy scan của bạn.

3.3 Support

Cho phép bạn truy cập vào trang web hổ trợ từ trung tâm giải pháp của Brother và tìm kiếm thông tin về xuất xứ của sản phẩm.

B) Cấu hình chế độ scan và giải thích các chức năng trong tab Scan.

Ở đây chúng ta có những lựa chọn chế độ scan mặt định sẵn hay thiết lập lại cho phù hợp với nhu cầu cần scan trên những tài liệu khác nhau, như hình sau.

 

1. Cho phép bạn cấu hình các thiết lập quét như sau:

1.1 Document Type

Cho phép bạn lựa chọn các mẫu thiết lập định sẵn để mang đến những kết quả tốt nhất cho những loại tài liệu mà bạn đang quét.

 

Những loại tài liệu thường hay quét như:

• Photo: Tài liệu dạng hình ảnh

• Text and Graph: Tài liệu dạng văn bản và biểu đồ

• Monochrome Text: Tài liệu dạng văn bản đơn sắc

• Custom: Tài liệu dạng tùy chỉnh thích hợp cho nhu cầu bạn cần sử dụng

♦ Nút Custom Settings

Cho phép bạn thay đổi những thiết lập quét một cách chi tiết hơn. Click chọn Custom Settings trong mục Document Type cửa sổ Custom Scan Settings sẽ hiển thị như hình sau.

1- Resolution:

Cho phép bạn lựa chọn độ phân giải quét ở các mức độ.

2- Scan Type:

Cho phép bạn chọn loại màu quét thích hợp với nhu cầu của bạn. Các thiết lập mặc định (Auto) sẽ tự động phát hiện màu của các tài liệu gốc. Như vậy bạn có thể quét cả hai loại tài liệu màu và đen trắng cùng một lúc.

3- Brightness & Contrast

Cho phép bạn điều chỉnh độ sáng và độ tương phản cho ảnh quét.

4- Continuous Scanning

Chức năng này nếu bạn tick chọn, sẽ cho phép bạn quét nhiều bộ tài liệu cùng một lúc khi khay nạp giấy không đủ chỗ chứa hết tất cả các bộ tài liệu.

Quá trình quét sẽ hiển thị cửa sổ thông báo tiếp tục quét hay hoàn thành quá trình quét.

Với quá trình quét ngắt quản như thế này dữ liệu khi xuất ra file sẽ đảm bảo không bị tách rời (vẫn lưu thành 1 file) tùy thuộc vào thiết lập định dạng tập tin đầu ra.

5- 2-sided Scanning

Chức năng này cho phép bạn lựa chọn chế độ quét 2 mặt của tài liệu (nếu không tick chọn sẽ quét ở chế độ 1 mặt). Ban cũng có thể tick chọn Long-edge binding hoặc Short-edge binding, thiết lập quét 2 mặt cố định theo phần cạnh dài (2 mặt ảnh sẽ được nối tiếp theo chiều từ trên xuống dưới) hoặc cạnh ngắn (2 mặt sẽ được nối tiếp theo chiều từ trái qua phải).

6- Carrier Sheet Mode & Plastic Card Mode

:: Carrier Sheet Mode (tấm đỡ giấy) dùng để quét những loại tài liệu có định dạng giấy hay kích cỡ tài liệu hơi đặc biệt và quan trọng như: hình ảnh, hợp đồng, biên lai, báo cáo, hóa đơn,… Đối với chế độ này, bạn có thể chọn bất kỳ thiết lập kích thước tài liệu nào khác từ mục danh sách button sổ xuống ở mục Scan Size.

:: Plastic Card Mode (tấm đỡ thẻ nhựa) dùng để quét thẻ nhựa như: giấy phép lái xe, thẻ bảo hiểm, ... Một số cài đặt được thiết lập sẵn trong chế độ này (những thiết lập trước sẽ được hiển thị trong cửa sổ pop-up tin nhắn khi bạn chọn chế độ này) như hình sau.

7- Advance settings

Cho phép bạn cấu hình tự động cho các thiết lập sau đây sẽ giúp cho kết quả quét được chính xác hơn.

♦ Auto Deskew: Tự động chỉnh độ nghiêng của dữ liệu quét.

♦ Auto Image Rotation: Tự động xoay chiều hình ảnh dựa trên hướng của nội dung trên tài liệu.

♦ Skip Blank Page: Tự động loại bỏ trang trắng sau kết quả của mỗi lần quét tài liệu.

♦ Multifeed Detection: Tự động phát hiện cuốn giấy nhiều tờ cùng một lúc nhờ vào cảm biến sóng siêu âm được tích hợp trên máy.

♦ Bleed Through Prevention/Remove Background Color: Ngăn ngừa hình ảnh bị rọi ngược qua mặt sau hoặc loại bỏ màu nền không mong muốn của tài liệu khi bạn quét chế độ 2 mặt.

♦ Display Scanning Results: Hiển thị kết quả sau mỗi lần quét gồm: tổng số trang đã được quét và tổng số trang trắng đã được loại bỏ.

8- Default

Phục hồi lại tất cả các thiết lập cài đặt

1.2 Scan Size

Cho phép bạn lựa chọn kích thước tài liệu đã được định sẵn trong dánh sách button sổ xuống.

Lưu ý: Bạn có thể quét tài liệu dài từ 14in (355,6 mm) đến 34in (863mm) như: bản đồ và các văn bản quy phạm pháp luật nhất định.

Nút Scan  bắt đầu quét và nút Clear  dùng để xóa các hình ảnh đã quét gần đây nhất.

2. View area

Cho phép bạn xem trước hay điều chỉnh lại vùng dữ liệu hiển thị sau khi quét như: phóng to, thu nhỏ, xoay chiều, cắt chọn lấy vùng dữ liệu scan mà bạn cần.

2.1 Restart

Hủy bỏ tất cả các chỉnh sửa trên hình ảnh được chọn, đưa hình ảnh chỉnh sửa trở về ban đầu.

2.2 Fit to Window

Thiết lập mức độ zoom để hình ảnh phù hợp với cửa sổ

2.3 Zoom In/Zoom Out

Cho phép bạn phóng to hoặc thu của hình ảnh

2.4 Crop and EditRotate

Cho phép bạn cắt hình ảnh. Nhấp vào nút “Crop and Edit”, sau đó thay đổi vùng khu vực bạn cần giữ lại sau khi đã cắt

  • Cho phép bạn quay hình ảnh quét ở một gốc 90 độ theo chiều kim đồng hồ (Rotate Counterclockwise) hay ngược chiều kim đồng hồ (Rotate Counterclockwise)

2.5 Arrow buttons

Nếu bạn đã quét nhiều trang, bạn sẽ nhìn thấy trang quét tiếp theo hoặc trước đó bằng cách nhấn vào nút mũi tên bên trái hay bên phải

3. Hình ảnh được chuyển đến những đích đến phù hợp với nhu cầu sử dụng của bạn

3.1 Save

Cho phép bạn chọn định dạng tập tin đầu ra; Đặt trước tên tập tin; Nén tập tin; …;  Lưu hình ảnh sau khi quét vào một thư viện SharePoint hoặc bất kỳ thư mục trên đĩa cứng cục bộ hoặc ổ đĩa mạng.

3.2 Print

Cho phép bạn chuyển hình ảnh sau khi quét đến máy in đã được chọn để thực hiện thao tác in.

3.3 Open width an Aplication

Cho phép bạn quét ra hình ảnh và chuyển đến một ứng dụng đồ họa đã được cài đặt trên máy tính bạn.

3.4 Send Email

Cho phép bạn quét một trang hay nhiều trang tài liệu đến ứng dụng Email dưới dạng tập tin đính kèm.

3.5 OCR

Trình đọc ký tự quang học (OCR) sẽ chuyển đổi tài liệu sau khi quét thành dạng văn bản. Các văn bản sau đó có thể được chỉnh sửa bằng cách sử dụng phần mềm xử lý văn bản mà bạn hay sử dụng trên máy tính như: Microsoft Word, NotePad,

Lưu ý: Chức năng này chỉ được sử dụng khi Nuance ™ PaperPort ™ 12SE đã được cài đặt trên máy tính của bạn.

III. Kết Luận

Như vậy việc thiết lập chế độ scan trên chương trình Control Center 4 đã không còn gây khó khăn gì cho bạn nữa. Hướng dẫn trên đã phần nào giúp bạn dễ dàng thao tác sử dụng trong việc số hóa tài liệu trên chiếc máy scan Brother.

Mọi thắc mắc và hổ trợ khác, xin vui lòng liên hệ về công ty Khuê Tú.

Chúc các bạn luôn thành công!