DOCUFLO RMS

Docuflo Records Management System (Docuflo RMS) là là một hệ thống dựa trên nền web để kiểm soát việc tạo ra, tổ chức, sử dụng, lưu giữ, xử lý và bảo quản có chọn lọc các hồ sơ. Giải pháp Docuflo RMS bổ sung thêm chức năng quản lý hồ sơ vào hệ thống quản lý nội dung của doanh nghiệp (Docuflo Enterprise Management System – ECM) và được thiết kế để xác định và theo dõi hồ sơ vật lý được lưu giữ tại một địa điểm được chỉ định. Quản lý hồ sơ là việc thực hiện các hành động xác định, phân loại, lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hồ sơ.

LỢI ÍCH CHÍNH

    • Thu hồi thông tin nhanh chóng và dễ dàng
    • Sử dụng hiệu quả không gian văn phòng và thiết bị
    • Bảo vệ và bảo quản các hồ sơ vĩnh viễn, bảo mật và các hồ sơ quan trọng
    • Tài liệu hóa riêng của việc bố trí các hồ sơ kiểm toán, điều tra, hoặc khởi kiện và kinh tế 

CHỨC NĂNG CHÍNH

1. GENERAL – CHỨC NĂNG CHUNG

    • Chạy trên nền web
    • Sao chụp, phân loại, lưu trữ, chỉnh sửa, lưu hành, tìm kiếm và lấy hồ sơ liên quan đến tài liệu hoạt động và không hoạt động
    • Hỗ trợ đối tượng hữu hình và các hồ sơ thông tin kỹ thuật số (tức là các tập tin, hồ sơ, tài liệu, biểu mẫu, bản vẽ, giấy tờ làm việc, cơ sở dữ liệu, dữ liệu ứng dụng và e-mail, vv)
    • Hỗ trợ các máy quét mã vạch
    • Xử lý mã vạch thông qua các máy quét mã vạch
    • Tạo các thuộc tính siêu dữ liệu cho các hồ sơ
    • Tạo lập, phê duyệt và thực thi chính sách hồ sơ
    • Thông báo trực tuyến / email thông báo cho người sử dụng khi hồ sơ được check-in/check-out
    • Hỗ trợ yêu cầu / trả lại hồ sơ

2. ARCHIVAL MANAGEMENT – QUẢN LÝ LƯU TRỮ

    • Lưu trữ tài liệu hồ sơ
    • Xác định các hồ sơ hiện có và hồ sơ mới được tạo ra, phân loại hồ sơ và sau đó lưu trữ các hồ sơ đến vị trí lưu trữ tương ứng

3. RECORDS TRACKING – THEO DÕI HỒ SƠ

    • "Check-In" và "Check-Out" hồ sơ bất cứ khi nào hồ sơ được lấy ra trả lại cho cơ quan quản lý hồ sơ
    • Quản lý hồ sơ tại kho, kệ, hộp, thư mục, thư mục con hoặc theo cấp độ tài liệu do đó các hồ sơ hiện hưũ, vị trí hồ sơ, và nội dung có thể tìm đến một cách dễ dàng và ngay lập tức.
    • Phối hợp truy cập và lưu thông các hồ sơ  trong và ngoài tổ chức
    • Theo dõi hồ sơ vật lý đối với địa điểm lưu trữ on-site và off-site
    • Xác định được hồ sơ nào thuộc sở hữu của người sử dụng nào
    • Chuyển đổi vị trí của hồ sơ
    • Theo dõi các yêu cầu / chuyển đổi / cho mượn và hồ sơ quá hạn
    • Xem tất cả các hoạt động trên các hồ sơ được lựa chọn. (lịch sử và hiện tại)

4. DOCUMENT REQUEST – TÀI LIỆU YÊU CẦU

    • Người dùng có thể kiểm tra tính sẵn sàng của tài liệu và yêu cầu sửu dụng
    • Đăng ký viên có thể xử lý các yêu cầu trực tuyến

5. SECURITY – BẢO MẬT

    • Hồ sơ được bảo vệ bằng cách sử dụng các cấp độ bảo mật ứng dụng.
    • Mỗi hồ sơ có thể được profiled hóa để đảm bảo mức độ bảo mật
    • Hệ thống tự động kiểm tra mức độ bảo mật của người dùng và ngăn chặn hoặc cho phép truy cập hồ sơ theo cấp độ truy cập.

6. RETENTION MANAGEMENT – QUẢN LÝ DUY TRÌ

    • Duy trì chính sách phù hợp trên hồ sơ vật lý, hồ sơ điện tử và e-mail. Các chính sách có liên quan dựa trên nơi hồ sơ được lưu trữ.
    • Quản lý tập trung các chính sách duy trì
    • Tạo và quản lý thời gian, chính sách và định nghĩa các quy tắc cho kế hoạch lưu trữ tập trung
    • Phân công lịch trình lưu trữ hồ sơ dựa trên việc phân loại hồ sơ

7. DISPOSAL MANAGEMENT – QUẢN LÝ VIỆC XỬ LÝ

    • Thông tin hồ sơ có thể được cập nhật bất cứ khi nào các hồ sơ xử lý.
    • Thông báo trực tuyến / email thông báo cho người sử dụng trước khi xử lý và sau khi hoàn thành thời gian lưu trữ.
    • Người quản lý hồ sơ có thể xem lại những danh sách các hồ sơ, kế hoạch để xử lý và phê duyệt  trước khi hồ sơ xử lý có thể được thực hiện.
    • Xóa các hồ sơ điện tử và nội dung của nó trước khi xử lý các hồ sơ từ các khu vực lưu trữ.
    • Xuất thông tin siêu dữ liệu ra khỏi hệ thống trước khi xử lý cho các hồ sơ.

8. SEARCHING CAPABILITIES – KHẢ NĂNG TÌM KIẾM

    • Tìm kiếm hồ sơ hoạt động và không hoạt động.
    • Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ, đó là có thể xác định vị trí các hồ sơ nhanh chóng bằng cách sử dụng các phương pháp tìm kiếm sau đây: Tìm kiếm siêu dữ liệu, Tìm kiếm đơn giản, Tìm kiếm nâng cao, Giới hạn phạm vi tìm kiếm, …

9. REPORTS – BÁO CÁO

    • Tạo các báo cáo để cung cấp thông tin quan trọng
    • Các loại báo cáo bao gồm: Check-In và Check-Out, Hồ sơ quá hạn, Hồ sơ bị di chuyển, Vị trí hồ sơ (On-site và Off-site), Hồ sơ được xử lý bởi người dùng nào, Việc lưu giữ hồ sơ, Việc xử lý hồ sơ.
    • Có thể xem trực tuyến báo cáo hoặc xem bằng bản in

Xem Brochure


Chuyên biệt - Sáng tạo - Chuyên nghiệp

Với triết ký kinh doanh ”mang giá trị sáng tạo vào từng sản phẩm”, mục tiêu của chúng tôi là đem đến các sản phẩm, giải pháp có tính đột phá, nhiều giá trị gia tăng và chất lượng dịch vụ tối ưu thông qua đội ngũ có sự am hiểu sâu sắc và chuyên biệt trong lĩnh vực Công nghệ tại Việt Nam.