Điều khoản dịch vụ scan – số hóa

Điều 1. Định nghĩa

1. 1.1.Khuê Tú: Công ty TNHH Công nghệ Thông tin Khuê Tú, địa chỉ 223/23 Nguyễn Văn Công, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh.
2. 1.2.Khách hàng: cá nhân, tổ chức sử dụng dịch vụ scan – số hóa của Khuê Tú.
3. 1.3.Tài liệu gốc: ảnh, giấy tờ, hồ sơ, sách, bản vẽ và mọi vật mang tin khác Khách hàng giao cho Khuê Tú để số hóa.
4. 1.4.Bản số hóa: các file kỹ thuật số (PDF, JPG, TIFF…) được tạo ra từ Tài liệu gốc.
5. 1.5.Đơn hàng: mỗi lần Khách hàng yêu cầu dịch vụ, được xác lập bằng Phiếu yêu cầu dịch vụ, báo giá được chấp nhận hoặc xác nhận bằng văn bản điện tử.

Điều 2. Hiệu lực và phạm vi áp dụng

1. 2.1.Điều khoản này áp dụng cho mọi Đơn hàng dịch vụ scan – số hóa của Khuê Tú, trừ khi hai bên có hợp đồng riêng quy định khác.
2. 2.2.Khách hàng được xem là đã chấp nhận Điều khoản này khi thực hiện một trong các hành vi: ký Phiếu yêu cầu dịch vụ; xác nhận đồng ý qua email, Zalo, tin nhắn hoặc website; hoặc giao Tài liệu gốc cho Khuê Tú sau khi đã được cung cấp đường dẫn hoặc bản Điều khoản này.
3. 2.3.Khuê Tú có thể cập nhật Điều khoản theo thời gian. Phiên bản áp dụng cho mỗi Đơn hàng là phiên bản có hiệu lực tại thời điểm Đơn hàng được xác lập.

Điều 3. Cam kết của Khách hàng về quyền đối với tài liệu

1. 3.1.Khách hàng cam kết là chủ sở hữu hoặc có quyền hợp pháp yêu cầu sao chép, số hóa Tài liệu gốc. Đối với tài liệu có quyền tác giả, quyền liên quan của người khác, Khách hàng cam kết đã được chủ sở hữu quyền cho phép hoặc việc sao chép thuộc trường hợp pháp luật cho phép.
2. 3.2.Khách hàng cam kết không sử dụng Bản số hóa để phân phối, kinh doanh, đăng tải công khai, chia sẻ cho người khác trái pháp luật hoặc vào bất kỳ mục đích vi phạm pháp luật nào.
3. 3.3.Khách hàng cam kết Tài liệu gốc không chứa nội dung bị pháp luật cấm, không có nguồn gốc bất hợp pháp và không thuộc bí mật nhà nước, trừ trường hợp có văn bản cho phép của cơ quan có thẩm quyền giao kèm.
4. 3.4.Khách hàng cam kết thông tin cung cấp trong Phiếu yêu cầu dịch vụ là trung thực, đầy đủ và tự chịu trách nhiệm về các thông tin đó.

Điều 4. Tài liệu Khuê Tú từ chối hoặc giới hạn thực hiện

1. 4.1.Khuê Tú có quyền từ chối, hoặc chỉ thực hiện ở phạm vi pháp luật cho phép, đối với các trường hợp sau:
   • Sách, giáo trình, tác phẩm đang được phát hành thương mại khi Khách hàng yêu cầu số hóa toàn bộ mà không có văn bản cho phép của chủ sở hữu quyền tác giả;
   • Yêu cầu chỉnh sửa, cắt ghép, xóa hoặc thay đổi nội dung, chữ ký, con dấu trên giấy tờ, văn bằng, chứng từ;
   • Tài liệu mang dấu độ mật mà không có văn bản cho phép sao chụp của cơ quan có thẩm quyền;
   • Tài liệu có nội dung vi phạm pháp luật, trái thuần phong mỹ tục, có hình ảnh xâm hại trẻ em, hoặc có dấu hiệu giả mạo, có nguồn gốc bất hợp pháp;
   • Số hóa với số lượng lớn nhằm mục đích kinh doanh, phát hành lại tác phẩm của người khác.
2. 4.2.Nếu phát hiện các trường hợp trên trong quá trình thực hiện, Khuê Tú được quyền dừng Đơn hàng, hoàn trả Tài liệu gốc, xóa các Bản số hóa đã tạo và thu phí tương ứng với phần công việc đã thực hiện.
3. 4.3.Khuê Tú có nghĩa vụ cung cấp thông tin, tài liệu cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi được yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Trách nhiệm và bồi hoàn

1. 5.1.Khuê Tú là bên thực hiện việc số hóa theo yêu cầu kỹ thuật của Khách hàng. Khuê Tú không có nghĩa vụ thẩm định nội dung, xác minh quyền sở hữu của Tài liệu gốc ngoài các biện pháp sàng lọc hợp lý khi tiếp nhận.
2. 5.2.Khách hàng chịu toàn bộ trách nhiệm pháp lý về tính hợp pháp của Tài liệu gốc và việc sử dụng Bản số hóa.
3. 5.3.Trường hợp Khuê Tú bị bên thứ ba khiếu nại, khởi kiện hoặc bị cơ quan có thẩm quyền xử lý do Khách hàng vi phạm cam kết tại Điều 3, Khách hàng có trách nhiệm phối hợp giải quyết và bồi hoàn cho Khuê Tú toàn bộ thiệt hại, tiền bồi thường, tiền phạt và chi phí hợp lý phát sinh, bao gồm cả chi phí thuê luật sư.

Điều 6. Bảo vệ dữ liệu cá nhân và bảo mật thông tin

1. 6.1.Trường hợp Tài liệu gốc chứa dữ liệu cá nhân của Khách hàng hoặc của người khác, Khách hàng xác nhận có đủ cơ sở hợp pháp để giao các dữ liệu này cho Khuê Tú xử lý. Khuê Tú xử lý dữ liệu với vai trò bên xử lý dữ liệu cá nhân, theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn.
2. 6.2.Khuê Tú chỉ xử lý dữ liệu trong phạm vi cần thiết để thực hiện dịch vụ; không sử dụng, khai thác, sao lưu ngoài hệ thống hoặc chia sẻ cho bên thứ ba, trừ khi Khách hàng đồng ý hoặc pháp luật yêu cầu.
3. 6.3.Bản số hóa được lưu trên hệ thống lưu trữ nội bộ có kiểm soát truy cập. Nhân viên tham gia thực hiện đều có cam kết bảo mật với Khuê Tú.
4. 6.4.File được bàn giao qua đường dẫn tải có mật khẩu và thời hạn, hoặc qua thiết bị lưu trữ do Khách hàng cung cấp. Khách hàng có trách nhiệm tải về, kiểm tra và lưu giữ Bản số hóa.
5. 6.5.Khuê Tú tự động xóa toàn bộ Bản số hóa sau 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày bàn giao, trừ khi Khách hàng đăng ký lưu trữ thêm. Dữ liệu đã xóa không thể khôi phục; Khuê Tú không chịu trách nhiệm cung cấp lại file sau thời hạn này.
6. 6.6.Khi xảy ra sự cố có nguy cơ làm lộ, mất dữ liệu của Khách hàng, Khuê Tú sẽ thông báo cho Khách hàng trong thời gian sớm nhất và phối hợp thực hiện các biện pháp khắc phục theo quy định.
7. 6.7.Đối với Khách hàng là tổ chức giao số hóa hồ sơ chứa nhiều dữ liệu cá nhân (hồ sơ nhân sự, khách hàng, bệnh án…), hai bên ký thêm phụ lục xử lý dữ liệu cá nhân.

Điều 7. Tiếp nhận, bảo quản và hoàn trả Tài liệu gốc

1. 7.1.Việc giao nhận Tài liệu gốc được lập Biên bản giao nhận, ghi rõ số lượng và tình trạng ban đầu; Khuê Tú có thể chụp ảnh tình trạng tài liệu làm căn cứ. Trường hợp số trang chưa đếm được khi tiếp nhận, Khuê Tú kiểm đếm và thông báo cho Khách hàng trước khi thực hiện.
2. 7.2.Khuê Tú bảo quản Tài liệu gốc trong điều kiện hợp lý. Khách hàng chấp nhận rủi ro tự nhiên của tài liệu đã xuống cấp (giòn, ẩm mốc, bong dính, phai màu, rách sẵn) có thể phát sinh trong quá trình thao tác dù đã được xử lý cẩn thận.
3. 7.3.Việc tháo gáy hoặc cắt gáy chỉ được thực hiện khi Khách hàng đồng ý bằng văn bản tại Phiếu yêu cầu dịch vụ. Tài liệu đã cắt gáy không được đóng lại, trừ khi có thỏa thuận riêng.
4. 7.4.Khách hàng nhận lại Tài liệu gốc trong thời hạn tối đa 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày Khuê Tú thông báo hoàn thành. Quá thời hạn này, Khuê Tú không chịu trách nhiệm về hư hỏng, mất mát do bảo quản kéo dài, được thu phí lưu kho hoặc gửi trả theo địa chỉ của Khách hàng với chi phí do Khách hàng chịu.

Điều 8. Chất lượng Bản số hóa và nghiệm thu

1. 8.1.Bản số hóa được thực hiện theo thông số kỹ thuật tại Phiếu yêu cầu dịch vụ. Chất lượng hình ảnh phụ thuộc vào tình trạng của Tài liệu gốc.
2. 8.2.Kết quả nhận dạng ký tự (OCR) được tạo bằng phần mềm và không bảo đảm chính xác tuyệt đối, đặc biệt với chữ viết tay, bản in mờ, chữ Hán Nôm hoặc ngôn ngữ đặc thù.
3. 8.3.Khách hàng kiểm tra Bản số hóa trong thời hạn tối đa 07 (bảy) ngày kể từ ngày nhận file. Lỗi do Khuê Tú (thiếu trang, mờ, lệch, sai thông số) được scan lại miễn phí. Hết thời hạn trên mà không có phản hồi, Đơn hàng được xem là đã nghiệm thu.

Điều 9. Giới hạn trách nhiệm bồi thường

1. 9.1.Trường hợp Tài liệu gốc bị hư hỏng hoặc mất do lỗi của Khuê Tú, mức bồi thường tối đa bằng phí dịch vụ của phần tài liệu bị ảnh hưởng, trừ trường hợp quy định tại Điều 9.2.
2. 9.2.Đối với tài liệu có giá trị đặc biệt (sách cổ, ảnh tư liệu duy nhất, hồ sơ gốc không thể cấp lại…), Khách hàng khai báo giá trị trước khi giao và thanh toán phí bảo quản đặc biệt theo báo giá; khi đó mức bồi thường tối đa bằng giá trị đã khai báo.
3. 9.3.Khuê Tú không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại gián tiếp, lợi nhuận bị bỏ lỡ, thiệt hại phát sinh từ việc Khách hàng sử dụng Bản số hóa, hoặc hư hỏng do tình trạng sẵn có của Tài liệu gốc.
4. 9.4.Khuê Tú được miễn trách nhiệm trong trường hợp bất khả kháng theo quy định của pháp luật như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc quyết định của cơ quan nhà nước.
5. 9.5.Các giới hạn tại Điều này không áp dụng đối với hành vi cố ý gây thiệt hại hoặc trường hợp pháp luật không cho phép giới hạn trách nhiệm.

Điều 10. Phí dịch vụ và thanh toán

1. 10.1.Phí dịch vụ, tiền đặt cọc và thời hạn hoàn thành theo báo giá được Khách hàng chấp nhận.
2. 10.2.Phát sinh ngoài báo giá (số trang thực tế chênh lệch, xử lý tài liệu đặc biệt) được Khuê Tú thông báo và chỉ thực hiện khi Khách hàng đồng ý.
3. 10.3.Khuê Tú bàn giao toàn bộ Bản số hóa sau khi Khách hàng thanh toán đủ phí dịch vụ, trừ khi có thỏa thuận khác.

Điều 11. Giải quyết tranh chấp

1. 11.1.Điều khoản này được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam.
2. 11.2.Tranh chấp phát sinh được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng. Trường hợp không thương lượng được trong 30 ngày, một trong hai bên có quyền yêu cầu Tòa án nhân dân có thẩm quyền tại TP. Hồ Chí Minh giải quyết.