Lập chỉ mục tài liệu - Vấn đề quan trọng trong việc quản lý tài liệu
Lập chỉ mục tài liệu về cơ bản liên quan đến việc gắn thẻ các tài liệu có thông tin được tìm kiếm thường xuyên nhất giúp cho việc tìm kiếm nhanh hơn. Lập chỉ mục là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của Quản lý hồ sơ.
Khi doanh nghiệp của bạn cần xử lý khối lượng lớn dữ liệu và tài liệu, bạn xem xét lập chỉ mục tài liệu. Lập chỉ mục tài liệu về cơ bản liên quan đến việc gắn thẻ các tài liệu có thông tin được tìm kiếm thường xuyên nhất giúp cho việc tìm kiếm nhanh hơn. Lập chỉ mục là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của Quản lý hồ sơ. Bạn có thể gắn thẻ toàn bộ văn bản để tìm kiếm nếu cùng trường nội dung. Khi chỉ mục đã được lập, thông tin đã được lưu trữ, lúc này khi người dùng tìm kiếm với các từ khóa, các kết quả sẽ được hiển thị và những kết quả này sẽ được truy xuất từ nguồn dữ liệu đã được lưu trữ, lập chỉ mục trước đó.
Cách lập chỉ mục tài liệu
Việc lập chỉ mục tài liệu bắt đầu bằng việc xác định các nhóm tài liệu. nội dung, các thuộc tính về thời gian, đối tượng được tìm kiếm thường xuyên. Nói đơn giãn hơn là xác định được từ khóa mà bạn tìm kiếm để truy vấn tài liệu khi cần. Giả sử bạn đang lưu trữ nhóm tài liệu là hóa đơn. Các thuộc tính tìm kiếm thông thường sẽ là: số cuốn hóa đơn, ngày hóa đơn, tên khách hàng…..Khi xác định được các từ khóa cần thiết, việc lập chỉ mục sẽ dựa trên các trường từ khóa này để xác lập
Tại sao phải lập chỉ mục trong lưu trữ tài liệu?
Việc lập chỉ mục cho tài liệu giúp cho doanh nghiệp luôn luôn sẵn sàng khi cần truy vấn andamp; vận hành tài liệu một cách hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích khác mà tài liệu cung cấp chỉ mục:
Tìm kiếm nhanh hơn
Khi bạn lập chỉ mục các tệp, chúng được sắp xếp trên cơ sở từ khóa đã được định nghĩa. Điều này giúp dễ dàng tìm kiếm một nội dung văn bản cần tìm một cách nhanh nhất. Do đó, điều quan trọng là phải xác định các từ khóa hoặc thuộc tính phù hợp trong tệp để lập chỉ mục nó. Ngay cả khi bạn có lượng dữ liệu khổng lồ để tìm kiếm, việc lập chỉ mục giúp thu thập thông tin được yêu cầu nhanh hơn nhiều.
Tổ chức tài liệu tốt hơn
Tài liệu được tổ chức tốt hơn khi được lập chỉ mục. Lập chỉ mục tài liệu tạo ra một tệp nội bộ bổ sung, Thời gian, nội dung theo từ khóa chỉ mục được lưu trữ theo cách tuần tự.
Chia sẻ nhanh hơn
Truy cập nhanh hơn vào dữ liệu có nghĩa là hoàn thành quá trình và chia sẻ tài liệu nhanh hơn. Khi các quy trình được hoàn thành nhanh hơn, khách hàng sẽ hài lòng hơn. Sự hài lòng của khách hàng tốt hơn dẫn đến đánh giá của khách hàng tốt hơn và nhiều khuyến nghị hơn. Thực tế, việc lập chỉ mục tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp của bạn đạt được năng suất và khả năng sinh lời tốt hơn.
Thông tin liên hệ
- CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHUÊ TÚ
- 39 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường 1, Quận Gò Vấp, TP. HCM
- sales@khuetu.vn | www.khuetu.vn | 0868 50 50 55
- Youtube: http://www.youtube.com/c/KhuetuVn
- Facebook: https://www.facebook.com/khuetucorp/
- Maps: https://goo.gl/nWgfYV
- Blog: https://www.khuetu.vn/bai-viet
