Giảm thiểu tài liệu giấy trong văn phòng - Chúng tôi đã làm điều đó như thế nào!?
Giảm thiểu tài liệu giấy để tiết kiệm không gian làm việc, giảm chi phí và tăng hiệu quả vận hành tài liệu đang là mục tiêu hướng đến của nhiều doanh nghiệp. Để thực hiện được điều này các doanh nghiệp cần phải áp dụng các nguyên tắt và công nghệ nhất định.
Hiểu rõ khái niệm số hóa tài liệu
Số hóa dữ liệu là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng giấy thành những file dữ liệu số và lưu trữ trên máy tính. Việc số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
Số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích như: giúp giảm thiểu đáng kể diện tích, không gian lưu giữ. Số hóa tài liệu giúp việc bảo quản, duy trì tuổi thọ của tài liệu truyền thống được lâu hơn. Thứ nữa, việc số hóa tài liệu sẽ dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện, giúp ích trong việc truy xuất tìm kiếm thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Khi tài liệu được số hóa sẽ thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các thư viện khác. Bên cạnh đó, số hóa tài liệu giúp giảm thiểu tối đa sức người, sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống đồng thời góp phần tái tạo nhanh chóng thông tin mới có giá trị gia tăng cao hơn.
Xu thế điện tử hoá, quản lý bằng hệ thống công nghệ thông tin mới chính là điều mà các doanh nghiệp, đơn vị cần xây dựng và áp dụng thực hiện. Lý do của điều này là bởi, sự phát triển của các ngành, các lĩnh vực; sự linh động trong các giao dịch, hoạt động thương mại… sẽ không thể “chờ” để bạn tìm lại các bản lưu trữ tới vài tiếng, thậm chí là cả ngày. Hơn nữa, với những lợi ích thiết thực, những giá trị kinh tế to lớn mà phương pháp này mang lại thì… “chẳng tội gì” mà các doanh nghiệp không dùng.
Xu thế công nghệ
1. Máy scan tài liệu
Máy scan là sản phẩm công nghệ không thể thiếu trong quy trình này. Máy scan là công cụ giúp sao chụp andamp; xuất file giúp quá trình chuyển đổi từ file cứng qua file mềm nhanh và hiệu quả nhất.
Ngày nay việc lựa chọn và đầu tư cho doanh nghiệp mình một máy scan phù hợp với nhu cầu sử dụng thật quá đơn giãn. Có rất nhiều thương hiệu nghiên cứu và cho ra những sản phẩm máy scan chuyên dụng tốc độ cao như Kodak, Fujitsu, Panasonic…… , thậm chí chỉ vài triệu đồng bạn có thể đầu tư cho mình một máy scan: Kodak i940 giá 6tr (tốc độ 20 tờ/phút) – Panasonic KV-S1026C giá 8tr (tốc độ 30 tờ/phút)….
2. Phần mềm tổ chức sắp xếp andamp; truy vấn dữ liệu
Để nâng cao hiệu quả quản lý andamp; truy xuất thông tin hiệu quả nhất. Nhiều doanh nghiệp đã mạnh dạn đầu tư phần mềm phù hợp với các yêu cầu lưu trữ và truy vấn thông tin của DN mình. Thông qua các phần mềm lưu trữ được xây dựng theo nhu cầu, chỉ cần một cú click chuột thì các dữ liệu bạn cần sẽ ngay lập tức hiện ra trước mắt. Điều này trái ngược hoàn toàn với việc một người đang rất cần sổ sách để xử lý thì lại phải chờ một người đi tìm kiếm lại. Nhờ việc xử lý nhanh chóng, đơn giản mà các công đoạn, công việc sau đó cũng đơn giản hơn rất nhiều.
Ý thức về việc cải thiện môi trường làm việc gọn gàng, ít giấy tờ
Sau khi đã có đủ các công cụ hỗ trợ, điều quan trọng nhất là ý thức của mỗi nhân viên trong công ty. Hạn chế tối đa việc in ấn không cần thiết. Quán triệt ý thức lưu trữ theo hướng số hóa. Rõ ràng việc scan tài liệu để lưu trữ bằng file mềm mang lại cho chúng ta quá nhiều lợi ích từ việc cải thiện môi trường làm việc hiện đại đến tiết kiệm cho chúng ta rất nhiều về thời gian tìm kiếm, giảm tối đa khả năng mất mát andamp; rủi ro trong quá trình lưu trữ, mọi thông tin cần tìm andamp; chia sẽ chỉ bằng vài cái lick chuột. Lý do quá thuyết phục để cái cách, tạo tiền đề cho phát triển doanh nghiệp lâu dài.
Thông tin liên hệ
- CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHUÊ TÚ
- 39 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường 1, Quận Gò Vấp, TP. HCM
- sales@khuetu.vn | www.khuetu.vn | 0868 50 50 55
- Youtube: http://www.youtube.com/c/KhuetuVn
- Facebook: https://www.facebook.com/khuetucorp/
- Maps: https://goo.gl/nWgfYV
- Blog: https://www.khuetu.vn/bai-viet
