Chuyển đổi tài liệu số, kết nối dữ liệu trực tuyến – Thích ứng với điều kiện làm việc thời Covid và hậu Covid
Số hóa tài liệu là gì?
Số hóa dữ liệu là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng giấy thành những file dữ liệu số và lưu trữ trên máy tính. Việc số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
Khi tài liệu được số hóa sẽ thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin của thư viện với các thư viện khác. Bên cạnh đó, số hóa tài liệu giúp giảm thiểu tối đa sức người, sức của cho việc quản lý nguồn tài nguyên thông tin truyền thống đồng thời góp phần tái tạo nhanh chóng thông tin mới có giá trị gia tăng cao hơn.
Xu thế công nghệ
1. Máy scan tài liệu
Máy scan là sản phẩm công nghệ không thể thiếu trong quy trình này. Máy scan là công cụ giúp sao chụp, xuất file giúp quá trình chuyển đổi từ file cứng qua file mềm nhanh và hiệu quả nhất.
Ngày nay việc lựa chọn và đầu tư cho doanh nghiệp mình một máy scan phù hợp với nhu cầu sử dụng thật quá đơn giãn. Có rất nhiều thương hiệu nghiên cứu và cho ra những sản phẩm máy scan chuyên dụng tốc độ cao như Kodak, Fujitsu, Panasonic…… , thậm chí chỉ vài triệu đồng bạn có thể đầu tư cho mình một máy scan: Kodak i940 giá 6tr (tốc độ 20 tờ/phút) – Panasonic KV-S1026C giá 8tr (tốc độ 30 tờ/phút)….
2. Phần mềm tổ chức sắp xếp, truy vấn dữ liệu
Để nâng cao hiệu quả quản lý DN mình. Thông qua các phần mềm lưu trữ được xây dựng theo nhu cầu, chỉ cần một cú click chuột thì các dữ liệu bạn cần sẽ ngay lập tức hiện ra trước mắt. Điều này trái ngược hoàn toàn với việc một người đang rất cần sổ sách để xử lý thì lại phải chờ một người đi tìm kiếm lại. Nhờ việc xử lý nhanh chóng, đơn giản mà các công đoạn, công việc sau đó cũng đơn giản hơn rất nhiều.
Đảm bảo dữ liệu doanh nghiệp luôn được sẵn sàng !
Việc số hóa tài liệu sẽ dễ dàng mở rộng phạm vi cộng đồng người sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan thông tin, thư viện, giúp ích trong việc truy xuất tìm kiếm, vận hành thông tin ở bất kỳ đâu vào bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng.
