Số hóa lưu trữ & Quản lý hồ sơ đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An

Tải về bản PDF

1. Giới thiệu Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An

Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về kế hoạch và đầu tư, bao gồm: tổng hợp về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổ chức thực hiện và đề xuất về cơ chế, chính sách quản lý kinh tế - xã hội; đầu tư trong nước, đầu tư nước ngoài; quản lý nguồn hỗ trợ phát triển chính thức  (ODA), nguồn viện trợ phi Chính phủ (NGO); đấu thầu; đăng ký kinh doanh; tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, tổ chức cung ứng các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân tỉnh và theo quy định của pháp luật.

Trụ sở chính của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An đặt tại địa chỉ: Số 20 đường Trường Thi, thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An.

2. Hiện trạng - Khó khăn – Thách thức

a. Hiện trạng

+ Hiện nay, các hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đều được Sở Kế hoạch và Đầu tư lưu trữ (lưu kho) ở dạng “bản cứng”. 

+ Các hồ sơ này đặc biệt quan trọng, có thể được sử dụng lại khi hồ sơ thay đổi, bổ sung nội dung đăng ký kinh doanh và được sử dụng làm hồ sơ gốc trong việc xử lý các vụ việc tranh chấp, kiện tụng xuất phát từ nội bộ doanh nghiệp đó do các vấn đề phát sinh từ công tác đăng ký doanh nghiệp. 

+ Trải qua vài năm lưu trữ, những giấy tờ này được chất "thành núi" trong kho, bảo quản, quản lý tốn kém chi phí; việc truy lục hồ sơ thủ công thường mất thời gian rất lâu.

+ Cơ sở dữ liệu về doanh nghiệp tỉnh Nghệ An hiện nay chưa hoàn chỉnh.

b. Khó khăn – Thách thức

+ Không gian lưu trữ quá tải: khối lượng giấy tờ gốc ngày một tăng với tốc độ chóng mặt, trong khi đó không gian và diện tích lưu trữ nhỏ hẹp và không được thiết kế theo tiêu chuẩn để lưu trữ giấy tờ, đặc biệt đối với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có kích thước và tính chất sử dụng đặc thù.

+ Rủi ro mất thông tin, dữ liệu: do các sự cố ngoài ý muốn như hỏa hoạn, thiên tai, ý thức trách nhiệm của cán bộ công chức trực tiếp thụ lý hồ sơ... là vô cùng lớn.

+ Tìm kiếm khó khăn: Nếu vấn đề nghiệp vụ phát sinh và cần hồ sơ gốc, việc tìm kiếm lại hồ sơ trở nên khó khăn, hoặc mất rất nhiều thời gian và công sức nếu hồ sơ không được chỉnh lý và lưu kho đúng quy trình kỹ thuật. Chưa kể đến tình huống, nếu hồ sơ đó đã được lưu ở một nơi khác ở xa do điều kiện không gian lưu trữ bị quá tải.

+ Thời gian xử lý (hoặc đáp ứng) của Sở đối với doanh nghiệp không đảm bảo, hoặc bị kéo dài do việc tìm kiếm hồ sơ khó khăn hay thất lạc.

Lưu trữ hồ sơ truyền thống thường thấy ở các cơ quan hành chính

3. Giải pháp triển khai

Sau khi nghiên cứu, tham khảo nhiều giải pháp khác nhau, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An đã quyết định lựa chọn Khuê Tú để triển khai toàn bộ giải pháp số hóa tổng thể và quản lý tập trung tài liệu của hãng Kodak & InfoConnect.

Mô hình giải pháp số hóa, quản lý hồ sơ doanh nghiệp được mô tả như bên dưới:

Mô hình số hóa tập trung (hồ sơ lưu kho) và phân tán (hồ sơ tại quầy tiếp nhận) tại Sở Kế hoạch và Đầu Tư tỉnh Nghệ An

a. Giải pháp quét (Capture) và lập chỉ mục (Index)

Sử dụng giải pháp quét hồ sơ kết hợp giữa thiết bị máy quét tài liệu chuyên dụng, tốc độ cao và phần mềm sao chụp tài liệu hỗ trợ để số hóa song song lượng hồ sơ phát sinh hàng ngày và lượng hồ sơ đã có từ trước. 

+ Đối với lượng giấy tờ, hồ sơ phát sinh mới: dùng các loại máy quét để bàn với công suất từ 4.000 tờ/ngày - 8.000 tờ/ngày, có tốc độ quét từ 30 tờ/phút - 80 tờ/phút, đặt sau những bàn tiếp nhận hồ sơ để quét, đánh chỉ mục và lưu lại bằng ‘bản mềm’ dạng PDF sau mỗi buổi hoặc sau mỗi ngày làm việc. Các hồ sơ dạng tập tin pdf và dữ liệu chỉ mục của từng bộ hồ sơ sẽ được đưa tự động hệ thống quản lý tài liệu Docuflo DMS.

+ Đối với lượng hồ sơ cũ, đã được lưu kho trong nhiều năm: dùng dòng máy quét với công suất cao ~10.000 tờ/ngày - 50.000 tờ/ngày, tốc độ quét từ 75 tờ/phút - 120 tờ/phút, nạp giấy liên tục với khay chứa giấy lên đến hàng chục bộ hồ sơ cùng một lúc. Việc quét tập trung với công suất cao cần kết hợp sử dụng phần mềm sao chụp để phát huy hết tốc độ và năng suất máy quét. Các dữ liệu hồ sơ dạng PDF và các tập tin chỉ mục của từng bộ cũng sẽ được đưa vào hệ thống quản lý tài liệu Docuflo DMS hoàn toàn tự động.

Giải pháp sao chụp và thiết bị máy quét Kodak là sự lựa chọn của Sở KHĐT Nghệ An 

b. Hệ thống quản lý tài liệu Docuflo DMS

Là hệ thống quản lý tài liệu điện tử, ứng dụng cho tất cả các loại nội dung bao gồm các tài liệu kinh doanh, hình ảnh, video, e-mail, báo cáo, ... Cốt lõi của Docuflo DMS là một kho lưu trữ trong đó nội dung được lưu trữ an toàn theo những quy định phù hợp được người dùng định nghĩa như số hóa tập tin tài liệu khi được nhập vào hệ thống, quản lí theo người dùng, quản lí theo thư việc tài liệu, quán lí theo cấp độ truy cập.

Giải pháp số hóa và quản lý tài liệu Docuflo DMS có thể giải quyết triệt để những vấn đề tồn tại trên đây và hoàn toàn phù hợp với hướng công nghệ ưu tiên; năng lực trong nước thực hiện tốt; tạo ra quy trình công nghệ có thể ứng dụng vào việc đăng ký kinh doanh ở cấp huyện và các nội dung công việc khác có tính chất tương tự.

Docuflo DMS là một giải pháp chất lượng toàn cầu đã được bản địa hóa 

4. Ưu điểm của giải pháp

Quản lý tập trung: Hồ sơ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp cho dù là phát sinh mới hay hồ sơ cũ lưu kho nhiều năm đều có phương án xử lý và sẽ được lưu trữ tập trung ở một nơi duy nhất và được cập nhật liên tục hàng ngày.

Phân quyền chi tiết: Hệ thống quản lý tài liệu Docuflo DMS (hãng InfoConnect) có cơ chế phân quyền chi tiết theo Phân loại tài liệu hoặc theo Cấp độ tài liệu giúp cho cấp quản lý dễ dàng thực hiện việc phân quyền cho cá nhân hay phòng ban đối với từng loại tài liệu cụ thể.

Quản lý hồ sơ theo phiên bản: Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An đặc biệt quan tâm bởi hồ sơ doanh nghiệp có thể phải liên tục được cập nhật bởi các lần sửa đổi hay bổ sung giấy phép của doanh nghiệp.

Ghi dấu (log): hệ thống có thể ghi dấu cụ thể từng hành động (xem, sửa, tạo, xóa, điều tuyến, ..) bất kì một tài liệu nào.

Khả năng tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đơn giản: giải pháp cung cấp 02 tính năng tìm kiếm Đơn giản và Nâng cao. Theo đó, việc tìm kiếm một tờ hóa đơn dễ như tìm kiếm trên Google, người dùng chỉ cần gõ từ khóa và enter. Ngoài ra, với chức năng tìm kiếm nâng cao, việc kết hợp nhiều thông tin tìm kiếm lại sẽ cho ra kết quả mang tính thống kê rất có ích cho công việc kinh doanh hay quản trị.

Truy cập mọi nơi với một cổng thông tin duy nhất: người dùng có thể truy cập vào hệ thống để xem tài liệu từ bất cứ thiết bị nào có kết nối internet, thông qua một cổng thông tin giao diện web duy nhất.

5. Chính sách bán hàng & Dịch vụ của Khuê Tú

+ Khảo sát, demo tận nơi.

+ Lập phương án & giải pháp miễn phí.

+ Giao hàng, triển khai nhanh, trong vòng 02h trong TP.HCM

+ 07 ngày: đổi trả hàng

+ Bảo hành onsite 4h - 8/5/365

+ Thay linh kiện trong ngày hoặc tối đa 07 ngày làm việc nếu không có sẵn.

+ Hỗ trợ kỹ thuật 24/7/365

Giải pháp trên đã giúp Sở Kế hoạch và Đầu tư xây dựng thành công mô hình quản lý và cung cấp hệ thống cơ sở dữ liệu bao gồm hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đã số hoá và danh sách doanh nghiệp hiện có trên địa bàn tỉnh.

Tải về bản PDF