Số hóa thành công hàng ngàn sổ bảo hiểm tại Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hồ Chí Minh
Giới thiệu Bảo Hiểm Xã Hội TP.HCM
Tên cơ quan: BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Trụ sở cơ quan: 117C Nguyễn Đình Chính, Phường 15, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh.
Điện thoại: 08.39979039; Fax: 08.39979010
Email: vanphong@bhxhtphcm.gov.vn
Bảo hiểm xã hội TP. Hồ Chí Minh là cơ quan sự nghiệp nhà nước trực thuộc BHXH Việt Nam (là cơ quan thuộc Chính phủ), đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh nằm trong hệ thống tổ chức của BHXH Việt Nam, có chức năng giúp Tổng giám đốc tổ chức thực hiện các chính sách, chế độ BHXH, BHYT và quản lý Quỹ BHXH, BHYT, chịu sự lãnh đạo, quản lý trực tiếp, toàn diện của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam; chịu sự quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn của UBND Thành phố Hồ Chí Minh. BHXH Thành phố Hồ Chí Minh có tư cách pháp nhân, có trụ sở đặt tại Thành phố, có dấu, tài khoản riêng.
Hiện trạng lưu trữ & quản lý sổ bảo hiểm tại BHXH TP.HCM
Cũng như các cơ quan hành chính Nhà nước khác, số lượng hồ sơ giấy tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh là một con số khổng lồ. Với 500.000 sồ bảo hiểm của người lao động đang được lưu tại cơ sở Bảo Hiểm Xã Hội Thành Phố Hồ Chí Minh, và khoảng 2.000.000 sổ đang được lưu tại các cơ quan Bảo Hiểm Xã Hội tại 24 Quận/Huyện trên cả địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
Với một khối lượng lớn hồ sơ cũ và hồ sơ mới phát sinh mỗi ngày sẽ dẫn đến tình trạng quá tải trong lưu trữ và quản lý hồ sơ, cùng với những vấn đề phát sinh như:
+ Không gian lưu trữ bị quá tải: Để lưu trữ một lượng lớn Sổ bảo hiểm từ nhiều năm trước và số sổ bảo hiểm phát sinh mới mỗi ngày, cơ quan Bảo Hiểm Xã Hội TP.HCM cần phải mất một không gian rộng lớn để lưu trữ và quản lý.
+ Mất nhiều thời gian truy lục tài liệu: Việc tìm kiếm một hoặc một vài sổ bảo hiểm trong “núi” sổ bảo hiểm trong kho là cả một vấn đề vì cần phải mất rất nhiều thời gian và công sức để có được thông tin cần thiết.
+ Rủi ro mất thông tin, tài liệu: Với những sự cố ngoài ý muốn như hỏa hoạn, thiên tai, khả năng và sự bất cẩn trong việc quản lý hồ sơ, rủi ro mất hoặc thất lạc thông tin, tài liệu là hoàn toàn có thể xảy ra.
+ Khó khăn trong công tác thống kê: Công tác thống kê tình trạng lao động trên địa bàn thành phố cần mất nhiều thời gian và nhân lực, hơn nữa còn đảm bảo độ chính xác là một trong những trở ngại khác từ phương pháp lưu trữ truyền thống như hiện nay.
Giải pháp từ khuê tú
Với những khó khăn trên, việc tìm một biện pháp thích hợp để lưu trữ, quản lý và khai thác hiệu quả lượng hồ sơ này là một trong những vấn đề cấp bách hiện nay.
Khuê Tú đã kịp thời đưa ra giải pháp để giải quyết và khắc phục hầu hết những khó khăn hiện tại của Cơ quan Bảo Hiểm Xã hội TP.HCM bằng bộ giải pháp số hóa tài liệu bao gồm: Máy Scan Kodak i2800, Phần mềm Kodak Capture Pro Software, Máy in mã vạch Brother QL 700.
ưu điểm của giải pháp
Quản lý tài liệu tập trung: Các sổ bảo hiểm sẽ được áp dụng giải pháp scan phân tán của Kodak (distributed scanning). Giải pháp scan phân tán bao gồm máy Scan Kodak i2800 và phần mềm Kodak Capture Pro Software có khả năng xử lý liên tục đến 1000 sổ/ngày. Tất cả sổ bảo hiểm phát sinh sẽ được số hóa trong ngày. Tài liệu bảo hiểm bản điện tử sẽ được lưu trữ tập trung ở một nơi duy nhất
Khả năng tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đơn giản: Giải pháp cung cấp 02 tính năng tìm kiếm Đơn giản và Nâng cao. Theo đó, việc tìm kiếm một sổ bảo hiểm của 1 cá nhân dễ dàng và nhanh chóng, người dùng chỉ cần gõ từ khóa và enter. Ngoài ra, với chức năng tìm kiếm nâng cao, việc kết hợp nhiều thông tin tìm kiếm lại sẽ cho ra kết quả mang tính thống kê rất có ích cho công việc quản lý.
Truy cập mọi nơi với một cổng thông tin duy nhất: người dùng có thể truy cập vào hệ thống để xem thông tin trên sổ bảo hiểm từ bất cứ thiết bị nào có kết nối internet, thông qua một cổng thông tin giao diện web duy nhất, cán bộ cơ quan bảo hiểm có thể giải quyết một cách nhanh chóng những vấn đề phát sinh.
chính sách bán hàng và dịch vụ từ khuê tú
+ Khảo sát, demo tận nơi.
+ Lập phương án & giải pháp miễn phí.
+ Giao hàng, triển khai nhanh, trong vòng 02h trong TP.HCM
+ 07 ngày: đổi trả hàng
+ Bảo hành onsite 4h - 8/5/365
+ Thay linh kiện trong ngày hoặc tối đa 07 ngày làm việc nếu không có sẵn.
+ Hỗ trợ kỹ thuật 24/7/365
Giải pháp trên đã giúp cho Bảo Hiểm Xã Hội TP.HCM xây dựng thành công mô hình quản lý và cung cấp hệ thống cơ sở dữ liệu bảo hiểm của người lao động thống nhất và có giá trị khai thác lâu dài.
