Máy scan tài liệu nào tốt nhất cho văn phòng năm 2019?
Hãy cùng tìm hiểu cách để lựa chọn máy scan tài liệu tốt nhất cho văn phòng bạn, đánh giá nhu cầu scan tài liệu để chọn loại máy scan phù hợp, xem xét các tính năng như OCR để đưa ra lựa chọn cần thiết.
Không phải tất cả các máy scan được sản xuất ra đều giống nhau. Giống như tất cả các loại công cụ máy móc khác, máy scan được thiết kế cho các công việc cụ thể, vì vậy một chiếc máy scan có thể phù hợp cho nhất cho nhu cầu này nhưng không có nghĩa là cũng sẽ hoàn hảo cho một nhu cầu khác. Vì vậy một khi bạn nhận thức rõ được điều này, hãy xem xét thật kỹ nhu cầu của mình, và tìm kiếm một chiếc máy scan ưu tiên đáp ứng những yêu cầu đó chính là cách tuyệt vời nhất để chọn ra một chiếc máy scan phù hợp cho văn phòng bạn.
1. Hãy xem xét kỹ nhu cầu của bạn
Trước khi bạn tìm kiếm các công cụ phù hợp cho công việc, bạn phải xem xét kỹ công việc đó. Cụ thể, bạn cần phải hình dung rõ ràng một bức tranh tổng thể về tất cả các nhu cầu scan của bạn để từ đó xác định được một chiếc máy scan sẽ đáp ứng các nhu cầu kể trên. Để bắt đầu, hãy tự trả lời các câu hỏi sau.
2. Bạn đang cần scan những tài liệu nào?
Đây là yếu tố quan trọng nhất trong việc xác định bạn nên sử dụng chiếc máy scan nào? Nhu cầu số hóa tài liệu của bạn có thể là những nhu cầu khác nhau từ đơn giản đến phức tạp, tuy nhiên tất cả quy lại đều liên quan đến loại tài liệu đó là gì, và bạn sẽ dự định làm gì với những thông tin trên các tài liệu đó. Những nhu cầu đơn giản như scan một khối lượng hồ sơ lớn trong kho lưu trữ để tiết kiệm không gian, ở đây bạn có thể lựa chọn những loại máy scan có công suất lớn nhưng không cần nhiều các tính năng phức tạp của nó. Hãy tìm kiếm những tính năng nâng cao như tài liệu có thể tìm kiếm và lạp chỉ mục, và khi nào bạn muốn trích xuất thông tin trên tài liệu để sử dụng cho các quy trình công việc kinh doanh. Các tài liệu như hóa đơn, hồ sơ bệnh án, vận đơn, hồ sơ vay tài chính, hoặc hồ sơ nhân sự mới hay hồ sơ khách hàng đều là những nguồn thông tin đầu vào cần thiết tích hợp vào quy trình công việc kinh doanh. Sau khi đã trả lời câu hỏi bạn scan những tài liệu nào, thì bạn có thể đi vào chi tiết các dòng máy và danh sách các tính năng của máy scan để lựa chọn.
3. Bạn scan tài liệu với tần suất ra sao?
Khối lượng tài liệu mà bạn cần scan hàng ngày sẽ quyết định bạn nên mua dòng máy scan nào. Nếu bạn chỉ có nhu cầu scan vài trang/ngày, thì việc đầu tư một chiếc máy scan công suất lớn sẽ gây lãng phí và không có ý nghĩa. Lựa chọn tốt nhất trong trường hợp này là một chiếc máy scan văn phòng công suất nhỏ, một chiếc máy in đa chức năng (MFP) có tích hợp chức năng scan hoặc thậm chí là sử dụng các ứng dụng scan trên điện thoại tùy theo nhu cầu của bạn. Vấn đề mấu chốt ở đây là bạn muốn chất lượng scan đầu ra như thế nào? Những lựa chọn nêu trên là hợp lý xét trên nhu cầu scan thấp nhưng đổi lại sẽ khó đáp ứng kì vọng của bạn về chất lượng, tốc độ và các tính năng cao cấp khác. Vì vậy, nếu bạn cần một giải pháp mạnh mẽ hơn, thì một chiếc máy scan phân tán dành cho Nhóm làm việc hoặc Phòng ban là sự lựa chọn hoàn hảo.
Càng scan nhiều, chiếc máy scan của bạn càng phải khỏe để xử lý hiệu quả. Khi bạn tìm hiểu thông số kỹ thuật của một chiếc máy scan, hãy chú ý đến thông số công suất scan/ngày, nó thể hiện chiếc máy scan đó có thể scan bao nhiêu trang tài liệu mỗi ngày để so sánh với các chiếc máy scan khác. Cần lưu ý thêm, chỉ số công suất này là chỉ số tối đa, và bạn nên chọn chiếc máy có công suất lớn hơn nhu cầu của bạn để không ảnh hưởng đến tuổi thọ máy. Chỉ số công suất scan cũng khẳng định được sự tin cậy và phân khúc của một chiếc máy scan.
4. Bạn có cần tính năng OCR?
Nhận dạng ký tự quang học (OCR) là một phần mềm chuyển đổi các hình ảnh scan thành dạng văn bản có thể đọc được bằng máy. Công nghệ này giúp giải phóng thông tin khỏi hình ảnh, nhờ đó bạn có thể sử dụng các thông tin trên tài liệu vào các quy trình công việc. Một khi tài liệu của bạn đã được số hóa, bạn có thể thoải mái chỉnh sửa, tìm kiếm và chia sẻ.
5. Độ phân giải có phải là vấn đề?
Hầu hết tất cả các chiếc máy scan tài liệu chuyên dụng đều có thông số thể hiện độ phân giải, tuy vậy việc đánh giá các thiết bị dựa trên độ phân giải sẽ không cho bạn biết toàn bộ câu chuyện. Điều quan trọng hơn cả là công nghệ xử lý hình ảnh và phần mềm sao chụp của chiếc máy scan mà bạn chọn. Các hình ảnh scan bị mờ và không rõ sẽ ảnh hưởng rõ rệt đến kết quả OCR. Điều này có nghĩa rằng bạn sẽ mất thời gian để scan lại cho đến khi chất lượng hình ảnh đáp ứng; hoặc các nhân viên của bạn sẽ phải mất thêm thời gian để chuẩn bị tài liệu scan, scan đi scan lại hoặc nhập tay các thông tin mà đã không được scan rõ và chính xác.
Khi bạn lựa chọn đúng công nghệ xử lý hình ảnh phù hợp, nó sẽ giúp bạn dễ dàng tự động hóa quy trình số hóa tài liệu và loại bỏ các tác vụ thủ công không cần thiết. Hãy cùng điểm qua các tính năng xử lý ảnh chủ chốt cần thiết trong việc scan và số hóa tài liệu:
- Tự chỉnh nghiêng và tự căn chỉnh khổ giấy
- Tự quay ảnh đúng chiều chữ
- Tự cân chỉnh độ sáng tối
- Tự cân chỉnh độ đậm lợt
- Tự cân chỉnh màu sắc hình ảnh
- Loại bỏ sọc nhiễu trên bản scan
- Lọc nhiễu
- Lọc màu nền tự động
- Tự động xuất cùng lúc nhiều định dạng hình ảnh
- Tự cân chỉnh trắng đen cho kết quả OCR tốt hơn
6. Kết nối đến các dịch vụ Cloud có cần thiết?
Ngày nay, chúng ta có rất nhiều lựa chọn để lưu trữ dữ liệu và thông tin, và các giải pháp scan tài liệu phải đủ linh hoạt để đáp ứng các quy trình làm việc của bạn. Phần mềm scan của bạn cần phải xác định được nơi bạn muốn lưu các bản scan và thông tin. Phần lớn máy scan đều có tích hợp sẵn phần mềm scan và bạn có thể sử dụng nó ngay lập tức. Công nghệ scan Smart Touch, có sẵn miễn phí trên tất cả các máy scan của Kodak Alaris, cho phép bạn scan và điều hướng việc lưu trữ dữ liệu bằng một nút nhất. Các nút nhấn có thể được thiết lập và tùy chỉnh linh hoạt, cho phép bạn gửi dữ liệu đến đúng nơi bạn muốn - Email, máy tính, thư mục mạng, Cloud (Sharepoint hoặc Box).
7. Khi nào bạn cần phần mềm scan chuyên dụng?
Phần mềm scan chuyên dụng là phần mềm có đầy đủ các tính năng nâng cao cho nhu cầu scan lượng lớn tài liệu, với độ phân giải cao hoặc các hình ảnh chất lượng gốc và không nén, và đương nhiên - có tính phí. Bạn nên nghĩ đến việc đầu tư nó khi bạn cần: scan nhiều bộ tài liệu cùng lúc để tiết kiệm thời gian, bao gồm cả các tính năng lập chỉ mục tự động, xử lý hình ảnh và xuất dữ liệu đầu ra. Phần mềm scan chuyên dụng Kodak Alaris Capture Software Pro có đầy đủ các tính năng mạnh mẽ cho những nhu cầu scan phức tạp và tương thích với hơn 200 loại máy scan của các hãng khác nhau.
8. Lựa chọn máy scan phù hợp
Máy scan để bàn
Các máy scan để bàn thường nhỏ gọn và hoạt động êm ái, nhờ đó chúng là lựa chọn lý tưởng cho các giao dịch tại quầy, giao dịch trực tiếp với khách hàng. Thao tác scan thường được thực hiện rất nhanh chóng, nhân viên không cần phải rời khỏi bàn làm việc. Các model máy scan Kodak Alaris như E1025/E1035, hay S2040/S2050/S2070 cho phép người dùng scan tài liệu ra PDF, đính kèm tài liệu vào Email, gửi tới Cloud hoặc các nơi khác, theo nhu cầu. Mặc dù nhỏ gọn, nhưng những chiếc máy scan này có thể scan tới công suất 5,000 tờ/ngày.
Máy scan phòng ban
Các máy scan phòng ban phù hợp hoàn hảo cho các văn phòng lớn, nơi nhiều nhân viên từ nhiều bộ phận có nhu cầu chia sẻ để sử dụng chung một chiếc máy scan. Với tốc độ scan lên đến 110 tờ/phút, công suất đạt tới 25.000 tờ/ngày, dòng máy scan i3000 của Kodak Alaris i3200/i3250/i3300/i3400/i3450 mang đến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn. Và mặc dù công suất mạnh mẽ vậy, kích cỡ máy scan vẫn nhỏ đủ đảm bảo có thể scan ngay tại bàn làm việc và tiết kiệm không gian.
Máy scan công nghiệp
Máy scan công nghiệp, đương nhiên rồi, nó được thiết kế cho các nhu cầu scan tập trung khối lượng lớn. Với các máy scan lớn có công suất lên đến 150.000 tờ/ngày. các dòng máy scan i4000 được thiêt kế để chạy liên tục. Các máy scan công nghiệp ngoài sự bền bỉ, còn được tích hợp tất cả các tính năng để xử lý các loại giấy tờ với yêu cầu khó và khắt khe nhất.
Máy scan di động
Máy scan di động phải đủ nhỏ để mang đi khắp nơi. Máy scan Kodak i940 được thiết kế nhỏ gọn, kết nối USB và có thể xử lý được nhiều loại tài liệu lớn nhỏ.
Máy scan mạng có dây / không dây
Máy scan không dây phù hợp với những doanh nghiệp muốn chia sẻ thiết bị cho nhiều người dùng, hoặc khi họ cần sự linh hoạt khi di chuyển thiết bị đến nhiều vị trí khác nhau mà không cần lo lắng về kết nối của nó. Bạn có thể tham khảo các model máy scan S2060W/S2080W của Kodak Alaris với 02 loại kết nối có dây và không dây trong môi trường mạng. Khi bạn muốn scan từ thiết bị di động, ứng dụng ScanMate+ cho phép bạn scan trực tiếp đến thiết bị di động, chia sẻ hình ảnh qua email hoặc upload lên Cloud.
Máy scan phẳng chuyên dụng
Nếu yêu cầu công việc của bạn cần scan thường xuyên các loại tài liệu như hộ chiếu, hoặc các tài liệu nhỏ, dày hoặc mỏng manh dễ rách thì việc sử dụng một chiêc máy scan phẳng (Flatbed) là gần như bắt buộc. Phụ kiện scan hộ chiếu Alaris Passport Flatbed Accessory sẽ giải quyết nhu cầu này, và nó được tích hợp hoàn hảo với các dòng máy scan S2000. Các phụ kiện scan phẳng cũng hỗ trợ việc bảo mật cao hơn và cho phép việc scan diễn ra trong tầm mắt, khách hàng vì thế cũng yên tâm hơn khi các tài liệu của họ đều được nhìn thấy trong suốt thời gian giao dịch.
Xem thêm toàn bộ các loại máy scan ở đây
Về Khuê Tú
Hoạt động từ năm 2009, là một trong số ít đơn vị kinh doanh máy scan Kodak từ khi thị trường còn sơ khai. Trong 10 năm đồng hành cùng Kodak, Khuê Tú luôn là đơn vị tiên phong trong việc giới thiệu các sản phẩm máy scan cũng như giải pháp số hóa đến khách hàng ở thị trường Việt Nam, và luôn là Tổng Đại Lý nhiều năm liền đạt doanh số cao.
Cột mốc 10 năm cùng với Kodak Alaris tại thị trường Việt Nam là một sự kiện để ghi nhận những nỗ lực không ngừng của đội ngũ Khuê Tú và là sự kiện để Quý khách hàng có thể tin tưởng khi lựa chọn Khuê Tú là đối tác tư vấn các sản phẩm andamp; giải pháp liên quan đến việc scan andamp; số hóa tài liệu.
Thông tin liên hệ
- CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHUÊ TÚ
- 39 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường 1, Quận Gò Vấp, TP. HCM
- sales@khuetu.vn | www.khuetu.vn | 0868 50 50 55
- Youtube: http://www.youtube.com/c/KhuetuVn
- Facebook: https://www.facebook.com/khuetucorp/
- Maps: https://goo.gl/nWgfYV
- Blog: https://www.khuetu.vn/bai-viet
