Những gợi ý cơ bản về giải pháp số hoá tài liệu điện tử

Khi khối lượng giấy sử dụng trong các văn phòng ngày một nhiều thì nhu cầu chuyển đổi chúng thành tài liệu điện tử, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng năng suất lao động và lợi nhuận đang là mục đích của rất nhiều doanh nghiệp.

 

Nhưng có một sự thật là, giấy dù ít dù nhiều cũng sẽ tiếp tục tồn tại trong các văn phòng. Theo nhà nghiên cứu Richard Harper của hãng Microsoft, đồng tác giả cuốn sách “Huyền thoại về văn phòng không có giấy” (The myth of the paperless office), cho rằng giấy tạo ra sự hợp tác trong công việc và giúp cho một văn phòng hoạt động năng suất hơn. “Nhìn văn bản trên màn hình không phải lúc nào cũng tốt”, ông nói.

Với những lợi ích mà một văn phòng không giấy có thể đem lại, những thay đổi tiếp theo sẽ xảy đến. Tuy nhiên, thay vì theo đuổi lý tưởng của văn phòng không giấy tờ thì chúng ta nên làm việc hướng về một tương lai trong đó giấy tờ tài liệu giấy và công cụ giao tiếp điện tử được trung hòa. Những bước để xây dựng một môi trường kinh doanh hiệu quả và năng động:

• Nâng cao hiệu quả công việc
• Vận hành và chia sẻ thông tin nhanh chóng
• Dịch vụ khách hàng tốt hơn
• Tổng chi phí vận hành và quản lý thấp

Để làm được điều đó bạn nên bắt đầu với việc xác định mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn muốn đạt được. Giải pháp tối ưu lúc này là thay đổi những biện pháp lưu trữ văn bản truyền thống sang lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và chi phí. Song song với việc đánh giá các giải pháp từ các nhà cung cấp khác nhau dựa trên tiêu chí của bạn, hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp:

• Bạn sẽ số hóa những loại tài liệu gì?
• Số lượng tài liệu cần số hóa trung bình trong 1 ngày?
• Mục đích chính của bạn là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
• Kích thước tài liệu bạn muốn scan?
• Bạn cần chất lượng scan? (độ phân giải?, 1 mặt hay 2 mặt?…)
• Loại định dạng đầu ra mong muốn của bạn? (TIFF, JPEG, PDF…?)
• Khoảng thời gian số hóa là?
• Ngân sách để tiến hành số hóa?

Tận dụng lợi thế của công nghệ là một bước quan trọng để năng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Như vậy, trong khi văn phòng không giấy đang là niềm mơ ước thì việc từng bước lọai bỏ giấy ra các quy trình hoạt động để tạo ra một môi trường kinh doanh năng động là một công việc xác thực và cần thiết nhất.