Giải pháp quản lý tài liệu điện tử Docuflo DMS
Hệ thống quản lý tài liệu Docuflo (Docuflo DMS) là một hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp với khả năng quản lý được tất cả các loại nội dung, bao gồm tài liệu kinh doanh, hình ảnh, video, hình ảnh y tế, e-mail, báo cáo …
Cốt lõi của Docuflo DMS là một kho lưu trữ trong đó nội dung được lưu trữ an toàn theo những quy định phù hợp. Quản lý truy cập vào các thông tin phi cấu trúc được lưu trữ trong kho bảo đảm. Docuflo DMS cung cấp một bộ các tính năng trong đó bao gồm quản lý tài liệu, phân loại thư viện tài liệu, tìm kiếm, phân loại nội dung, quét và quản lý sao chụp, quản lý quy trình, tuân thủ, quản lý báo cáo và lưu trữ.
QUY TRÌNH CƠ BẢN
CHỨC NĂNG CHÍNH
1. CAPTURE & PROCESS - SAO CHỤP & XỬ LÝ
- Hình ảnh hóa tài liệu
- Xử lý Batch
- Phương thức đánh chỉ mục linh hoạt: nhận dạng ký tự theo vùng (Zone OCR), nhận dạng ký tự thông minh (ICR), mã vạch, tra cứu theo bảng dữ liệu (Table lookup), tra cứu theo cơ sở dữ liệu (Database lookup) và nhập chỉ mục nhanh (Single Click Entry)
- Khả năng sao chụp tại nguồn
2. SEARCHING - TÌM KIẾM
- Phương pháp tìm kiếm đơn giản, thân thiện với người dùng
- Tìm kiếm mở rộng (Advanced search): Tìm kiếm theo Profile, Tìm kiếm theo nội dung, Tìm kiếm theo phạm vi giới hạn, Tìm kiếm theo ký tự đại diện
3. DOCUMENT MANAGEMENT - QUẢN LÝ TÀI LIỆU
- Không giới hạn tạo thư mục tài liệu (Document Folder)
- Không giới hạn tạo Profile cho tài liệu
- Điều tuyến tài liệu
- Thư mục tài liệu ảo
- Tài liệu đính kèm
4. SECURITY & CONTROL – BẢO MẬT & KIỂM SOÁT
- Kiểm soát phiên bản tài liệu
- Chú thích tài liệu
- Bảo mật cấp độ thư mục
- Bảo mật cấp độ tài liệu
- Hỗ trợ Single Sign On (SSO)
- Kiểm định để báo cáo và theo dõi
5. COLLABORATION – CỘNG TÁC
- Thông báo qua Email
- Phân phối qua đĩa CD/DVD
- Quản lý tài liệu và vòng đời của thông tin: Tạo, xem xét, phê duyệt, phân phối, lưu trữ và xử lý
- Theo dõi quy trình: Theo dõi tổng quát, hành động kịp thời với các tác vụ không hoạt động hoặc bị tắc nghẽn
- Thiết kế quy trình: Dễ dàng thiết kế quy trình mà không cần am hiểu lập trình
- Tạo biểu mẫu điện tử, quy trình điện tử và điều tuyến văn bản có điều kiện
- Quản lý các tác vụ chờ
6. INTEGRATION – TÍCH HỢP
- Lưu tài liệu Word trực tiếp thông qua kết nối ODMA
- Hỗ trợ LDAP / Single Sign On
- Dễ dàng tích hợp với dịch vụ Web
LỢI ÍCH CHÍNH
- Loại bỏ các vấn đề tồn tại cố hữu của tài liệu giấy: bị mất, bị rách, sao chép và phân phối
- Đạt được lợi ích tương tự như email: ngay lập tức có thể chuyển giao và lấy từ bất cứ nơi nào
- Chia sẻ nhanh, an toàn, truy vấn nhanh chóng,phạm vi rộng và thời gian chờ bằng không thông qua việc sắp xếp tài liệu điện tử
- Kết nối mọi người, quy trình và thông tin trên toàn doanh nghiệp
- Cải thiện quan hệ khách hàng thông qua việc cung cấp thông tin chính xác
- Đảm bảo kế hoạch kinh doanh liên tục
- Đáng tin cậy, ngay lập tức truy cập vào tài liệu / thông tin và đưa ra hành động kịp thời
- Giảm chi phí hoạt động
- Giảm thời gian nhàn rỗi: thông tin luôn luôn sẵn sàng
- Giảm thiểu rủi ro thông qua việc giảm xác suất của tài liệu bị mất / thất lạc
- Thực thi tốt nhất và tuân thủ quy định
