Doanh nghiệp tôi đã sử dụng NAS Synology để phục vụ công việc như thế nào?

Thế giới công nghệ ngày nay thay đổi và vận động không ngừng, vì vậy các doanh nghiệp chúng ta cũng cần phải bắt kịp thay đổi và chọn lọc các sản phẩm, giải pháp công nghệ để ứng dụng vào hoạt động kinh doanh, nhằm nâng cao chất lượng đầu ra và cải tiến quy trình hoạt động. 

Trong bài chia sẻ này, chúng tôi sẽ chia sẻ việc chúng tôi đã sử dụng NAS Synology như thế nào, chúng tôi đã sử dụng những ứng dụng gì từ Synology và những lợi ích mà bạn có thể đạt được theo gợi ý của chúng tôi, và cũng để giúp doanh nghiệp bạn tiến gần với công nghệ hiện đại ngày nay hơn.

1. Doanh nghiệp SMB ngày nay cần gì để hoạt động?

Chúng tôi tin rằng, bất kể doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ, vài nhân viên đến vài chục hay vài trăm nhân viên đều có những nhu cầu sau trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của mình.

• Lưu trữ dữ liệu tập trung andamp; phân quyền truy cập cho nhân viên trong mạng nội bộ: đây là nhu cầu đầu tiên và rất cơ bản của một doanh nghiệp, và cần làm ngay lập tức khi bắt đầu khởi nghiệp, bởi dữ liệu là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh và được bồi đắp theo thời gian. Nếu để dữ liệu bị phân tán và không kiểm soát được, sẽ khó khai thác thông tin và sử dụng hiệu quả vào quy trình kinh doanh.
• Backup dữ liệu của công ty (máy chủ) và các dữ liệu công việc của nhân viên (máy trạm): điều này đảm bảo tính an toàn dữ liệu, tránh việc mất mát dữ liệu do các nguyên nhân như: virus, hư hỏng phần cứng, xóa nhầm, ...
• Quản lý tập trung tất cả các thiết bị công nghệ trong công ty: tạo user/password để đăng nhập hoặc truy cập dữ liệu, xem được danh sách các thiết bị có trong mạng, gán địa chỉ IP, truy cập internet, thiết lập các chính sách (policy) để cấm/mở các tài nguyên sử dụng trên máy tính, ...
• Cài đặt các ứng dụng/phần mềm: như phần mềm kế toán, phần mềm chấm công, phần mềm quản lý bán hàng, ...
• Lưu trữ tập trung dữ liệu camera
• Truy cập từ xa, kết nối với dữ liệu của công ty: dành cho những nhân viên sales, quản lý hay di chuyển và khi làm việc bên ngoài với khách hàng.
• Ứng dụng chạy máy chủ nhận/gửi mail: email là một dịch vụ không thể thiếu của doanh nghiệp, và một máy chủ mail với tên miền riêng của doanh nghiệp và có thể tự quản lý không giới hạn về dung lượng lưu trữ sẽ càng tuyệt vời hơn.
• Có giải pháp để bạn tự upload dữ liệu và giúp khách hàng download chúng dễ dàng: chẳng hạn như trường hợp của các công ty thiết kế, khách hàng cần upload cho bạn các file hình ảnh sản phẩm để bạn chuẩn bị dữ liệu cho việc thiết kế brochure; và sau khi bạn thiết kế xong thì cần gửi cho khách hàng để xem và thẩm định. 

Bạn thấy cần bổ sung nhu cầu nào khác không? Nếu có thêm những nhu cầu nào khác thì chúng tôi cũng tin rằng Synology đều có thể giải quyết hết cho bạn. Vì sao ư? Hãy xem tiếp bên dưới nhé!

2. Synology NAS đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp tốt như thế nào?

Đầu tiên, Synology NAS là một máy chủ độc lập bao gồm cả phần cứng lẫn hệ điều hành. Phần cứng của NAS được tối ưu hóa sao cho thật nhỏ gọn, hoạt động tốt, êm ái, bền bỉ và rất ít tiêu hao điện năng so với các máy PC hay máy chủ truyền thống. Về hệ điều hành, Synology NAS chạy hệ điều hành có tên là DSM (một cái tên được hãng đặt ra) do hãng tự phát triển dựa trên mã nguồn mở Linux. DSM được đánh giá là hệ điều hành mạnh mẽ, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng ở thời điểm hiện tại khi so sánh giữa các thương hiệu NAS khác.

Trong hệ điều hành DSM, bạn sẽ có 1 hệ sinh thái các gói ứng dụng - có tên là Package Center (hay có thể gọi là phần mềm, như bạn cài phần mềm lên Windows vậy) bao gồm những ứng dụng do hãng trực tiếp phát triển, và cả những ứng dụng do các bên thứ 3 phát triển để chạy trên NAS Synology. Các ứng dụng trên này vô cùng phong phú và hầu như đáp ứng đầy đủ cho các nhu cầu cơ bản đến nâng cao của một doanh nghiệp.

Bây giờ, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn chúng tôi đã sử dụng những ứng dụng nào cho nhu cầu của mình với NAS Synology. Đầu tiên, chúng tôi xác định sẽ sử dụng NAS Synology như một thiết bị máy chủ trung tâm để gánh vác tất cả các nhiệm vụ andamp; nhu cầu mà chúng tôi đã phân tích bên trên.

a. NAS Synology làm DHCP Server, DNS Server và Active Directory Server

Tóm gọn về 3 dịch vụ này: DHCP Server là 1 dịch vụ để cấp phát địa chỉ IP cho các máy trạm có trong mạng (nó giống như cấp số nhà), DNS Server là 1 dịch vụ để phân giải (hay giải thích) cho các máy trạm khi ra ngoài internet (như là gõ google.com thì dịch vụ này sẽ đưa bạn tới đúng trang web của google), còn Active Directory Server là 1 dịch vụ để quản lý tập trung danh sách các thiết bị có địa chỉ IP trong mạng nội bộ, nghĩa là khi bạn mở nó ra thì bạn sẽ nhìn thấy đầy đủ thông tin các thiết bị trong công ty. Đây là 3 dịch vụ rất cần thiết và là bước đầu tiên cần phải thiết lập trong một môi trường mạng doanh nghiệp.

Trước đây, thì để cài đặt 3 dịch vụ này muốn được cài đặt và thiết lập sẽ cần phải có bộ phận IT hoặc thuê dịch vụ ngoài. Đó chính xác là rào cản cho các doanh nghiệp nhỏ, vì tiết kiệm chi phí họ không thể thuê 1 nhân viên IT thường trực, còn thuê ngoài thì khá đắt đỏ, tuy nhiên sau khi cài đặt nếu có sự cố thì sẽ phải tốn chi phí thuê ngoài để xử lý, khắc phục. Ngoài ra, bạn cũng sẽ cần đến 1 chiếc máy chủ với chi phí cho phần cứng khá, để có thể chạy liên tục 24/7, hơn nữa chi phí điện năng tiêu thụ và môi trường nhiệt độ lạnh cho nó cũng là vấn đề.

Với Synology NAS, các dịch vụ cần thiết trên sẽ được cài đặt nhanh chóng chỉ trong vài click chuột, cho dù bạn không hiểu sâu lắm về các dịch vụ trên.

• Synology DHCP Server: thiết lập dịch vụ DHCP đơn giản, chỉ với vài click chuột là bạn đã có dịch vụ DHCP cấp phát địa chỉ IP cho các thiết bị trong mạng nội bộ.

• Synology DNS Server andamp; Synology Active Directory Server: 2 dịch vụ này nằm trong Package Center và sẽ được cài đặt song song một cách tự động khi bạn chọn cài Active Directory Server. Đơn giản là bạn chỉ việc nghĩ tên miền sử dụng nội bộ cho công ty mình (Ví dụ: KHUETU.LOCAL), các thiết lập còn lại Synology sẽ tự làm giúp bạn. Quá đơn giản!

b. Synology NAS làm nơi lưu trữ dữ liệu tập trung, chia sẻ dữ liệu an toàn andamp; phân quyền truy cập bảo mật cao

Trên NAS Synology có cơ chế RAID, giúp bảo vệ dữ liệu ngay cả khi có 1 vài ổ cứng bị hư hỏng vật lý. Vì vậy dữ liệu khi được lưu trữ tập trung trên NAS sẽ có tính an toàn dữ liệu rất cao, bạn có thể tạo ra bao nhiêu thư mục chia sẻ tùy ý, phân quyền truy cập theo user hoặc group user đã tạo từ Active Directory với hệ thống phân quyền mạnh mẽ và giống y hệt như trên Windows.

Sau khi tạo ra các thư mục chia sẻ và phân quyền thì để kết nối, truy cập và lưu trữ, làm việc với dữ liệu trên NAS Synology trong môi trường nội bộ thì bạn sẽ có 02 cách:

• Map các thư mục chia sẻ thành các ổ đĩa trên Windows, khi đó mỗi khi log in vào máy tính làm việc là bạn có thể mở dữ liệu ngay lập tức.

• Truy cập qua web browser và sử dụng File Station - một ứng dụng để quản lý File rất mạnh mẽ của DSM. Tại ứng dụng quản lý File Station bạn có thể tải về, chia sẻ file dễ dàng. Ngoài ra, với tính năng Univeral Search mạnh mẽ giúp bạn tìm kiếm dữ liệu của mình ngay lập tức.

Giao diện File Station với thumbnail view	Tính năng tìm kiếm Universal Search, tìm kiếm toàn văn tài liệu

c. NAS Synology làm Backup Server tập trung

Sau khi đã sử dụng NAS làm nơi lưu trữ dữ liệu tập trung của doanh nghiệp, việc tiếp theo bạn sẽ nghĩ đến là vấn đề Backup dữ liệu sao cho dữ liệu chung của công ty và dữ liệu riêng của nhân viên luôn được đảm bảo bằng việc có các bản backup dự phòng trong trường hợp xấu có thể xảy ra. Hãy yên tâm vì Synology có giải pháp toàn diện cho bạn.

• Desktop Backup: backup dữ liệu cho nhân viên trên máy trạm, bao gồm MAC/Linux/Windows, hoặc thiết bị di động

Dữ liệu của nhân viên được lưu phân tán trên các máy tính của họ sử dụng ở công ty, có thể chạy MAC OS hay Windows, Linux hay trên các thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng chạy iOS hay Android. Synology cung cấp giải pháp backup theo thời gian thực real-time hoặc incremental có tên gọi Cloud Station dùng để backup dữ liệu trên các folder chỉ định trên máy tính để bàn lên thiết bị NAS Synology.

• Server Backup: giải pháp backup dữ liệu được lưu trữ trên chính thiết bị NAS Synology

Đến đây thì bạn có thể thấy toàn bộ dữ liệu chung và riêng của doanh nghiệp đã được lưu trữ toàn bộ trên thiết bị NAS. Bản thân NAS Synology đã được thiết kế cơ chế RAID để đảm bảo an toàn dữ liệu khi một vài ổ cứng bị hỏng vật lý. Tuy nhiên, bạn vẫn nên cần nhìn xa hơn để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của mình, đó là backup dữ liệu trên NAS ra một nơi khác. Ở đây, bạn có thể lựa chọn 2 cách backup. 

Backup dữ liệu trên NAS ra một ổ cứng gắn ngoài, gọi là USB Copy. Đây là giải pháp kinh tế vì chi phí mua một ổ cứng gắn ngoài rất dễ dàng. Tuy nhiên, nó hạn chế ở dung lượng của ổ cứng gắn ngoài này và rủi ro dồn hết vào độ tin cậy của chỉ 1 ổ cứng.

Backup tới một thiết bị NAS Synology khác hay một máy chủ lưu trữ khác chạy rsync. Đây là giải pháp backup có chi phí cao hơn, bởi việc đầu tư thêm một thiết bị NAS mới sẽ tăng gấp đôi chi phí, bên cạnh đó là việc đặt nó ở một địa chỉ khác sẽ yêu cầu về đường truyền internet và môi trường nhiệt độ ở nơi đặt NAS phải phù hợp. Tuy nhiên, điểm hoàn hảo của nó là dữ liệu luôn có 1 bản backup ngay cả khi những sự cố bất khả kháng như cháy nổ, thiên tai, động đất hay phá hoại dữ liệu xảy đến.

d. Ứng dụng Virtual Machine Manager - VMM giúp cài đặt các máy ảo để chạy phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp bạn cần sử dụng các phần mềm nghiệp vụ như phần mềm kế toán, phần mềm chấm công, phần mềm quản lý nhân sự, hoặc chạy các web nội bộ, thậm chí là website công ty. Các phần mềm này cần được cài đặt trên hệ điều hành Windows, Linux, ... Tuy nhiên, phát sinh thêm máy chủ sẽ làm tăng chi phí, và quản lý thiết bị rất khó khăn. Do vậy, với các phần mềm ứng dụng không phức tạp và không đòi hỏi cấu hình máy chủ mạnh thì ứng dụng VMM - Virtual Machine Manager của Synology là giải pháp tuyệt với cho bạn.

VMM là ứng dụng cho phép bạn tạo ra các máy chủ ảo ngay trên NAS Synology, như một hình thức chia sẻ tài nguyên phần cứng. Như vậy bạn có thể tạo ra nhiều máy chủ để cài Windows, Linux, ... theo nhu cầu sử dụng của mình mà không cần phải mua máy chủ mới.

Đây rõ ràng là một giải pháp quá tuyệt vời cho những doanh nghiệp SMB như chúng tôi. Chúng tôi đã khởi tạo 02 máy chủ ảo, 01 máy chạy Windows Server 2012 để chạy phần mềm kế toán MISA với cơ sở dữ liệu MS SQL Server andamp; chạy hệ thống phần mềm quản lý bán hàng trên nền Web; 01 máy chủ còn lại chạy Linux để sử dụng chạy Mail Server, và các dịch vụ web thử nghiệm. 

Giao diện quản lý của VMM thể hiện tổng quan số lượng máy chủ	VMM thể hiện chi tiết từng máy chủ hiện có

Từ VMM cho phép kết nối vào máy chủ ảo như hình trên (Windows Server 2012) ngay tại web brownser

Như vậy, tất cả các ứng dụng, phần mềm cần thiết để hoạt động đều đã được cài đặt trên các máy chủ an toàn mà không phải tốn thêm bất kì chi phí phần cứng hay chi phí điện năng tiêu thụ trong quá trình hoạt động. Việc quản lý các máy chủ này lại được tập trung ngay tại giao diện quản lý DSM của Synology, quá tiện lợi và dễ dàng!

e. Dữ liệu trên tay với các ứng dụng DS Cloud, DS File, Drive

Bạn và các nhân viên sales thường xuyên di chuyển ra ngoài để làm việc với khách hàng, cần phải truy cập, duyệt đọc, hoặc giới thiệu với khách hàng các thông tin cần thiết được lưu ở công ty. Các ứng dụng miễn phí như DS Cloud, DS File, hay mới nhất là Drive miễn phí của Synology sẽ giúp bạn vấn đề này.

Các ứng dụng này được thiết kế riêng cho điện thoại, máy tính bảng chạy Android / iOS, giúp bạn truy cập, đồng bộ dữ liệu các thư mục. Bạn dễ dàng xem, mở, chỉnh sửa các file dữ liệu ở bất cứ nơi đâu. Khi làm việc offline những thay đổi sẽ được lưu và đồng bộ đến các thiết bị khác tự động ngay khi kết nối Internet.

f. Tích hợp giải pháp giám sát an ninh với các camera IP

Camera giám sát ngày nay đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp, kể cả hộ gia đình cũng đang sử dụng rất nhiều. Camera trên nền công nghệ IP cũng không còn quá đắt đỏ, do vậy việc mỗi doanh nghiệp đều trang bị vài đến vài chục camera IP để giám sát là nhu cầu có nhiều. NAS Synology có sẵn gói ứng dụng Surveillance Station vô cùng mạnh mẽ, tương thích với hơn 3000+ loại camera IP sẽ giúp bạn quản lý và lưu trữ trực tiếp dữ liệu ghi hình camera mà không cần phải trang bị thêm đầu ghi hình, sẽ phát sinh thêm thiết bị. Bạn chỉ phải trả thêm phí bản quyền cho mỗi camera IP thứ 3 gắn vào hệ thống NAS Synology.

g. Trao đổi, tương tác dữ liệu với khách hàng thông qua Synology

Để chia sẻ dữ liệu cho khách hàng dù dung lượng lớn hay nhỏ, Synology cung cấp cho bạn rất nhiều giải pháp. Chẳng hạn như:

• Chia sẻ file trực tiếp với link download cho Khách hàng thông qua File Station, có thể gán mật khẩu để nhập trước khi download, tăng cường tính bảo mật

• Tương tác dữ liệu qua lại thông qua FTP/SFTP 

• Hoặc cao cấp hơn là Presto File Server dành cho những doanh nghiệp chia sẻ dữ liệu dung lượng lớn và cần tốc độ cực nhanh (có tính phí)

3. Tổng kết

Như vậy, với chia sẻ trên, chúng tôi chỉ sử dụng một thiết bị NAS Synology làm trung tâm để giải quyết tất cả các vấn đề về mạng và dữ liệu, công cụ kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài việc đáp ứng tốt các nhu cầu như trên, một số ưu điểm khác có thể kể đến như:

• Nhỏ, gọn, thiết kế đẹp, phù hợp với không gian văn phòng ngày nay
• Chạy êm và rất tiết kiệm điện năng
• Không cần phải được đặt trong một phòng lạnh tiêu chuẩn như các máy chủ truyền thống
• Chi phí quản lý được giảm thiểu đáng kể, bạn không cần IT hay chi phí quản lý thuê ngoài nữa mà chính bạn cũng có thể quản lý thiết bị NAS được.
• Bảo hành lâu dài 03-05 năm tùy thiết bị, khi so sánh với các máy chủ lắp ráp linh kiện chỉ bảo hành 1 năm.

Cân nhắc và suy nghĩ lựa chọn là do bạn, nhưng nếu bạn cần tư vấn người thực - việc thực thì hãy liên hệ ngay với KHUÊ TÚ, bởi chúng tôi đã, đang sử dụng và triển khai cho hàng trăm khách hàng gần đây.

4. Thông tin liên hệ

• CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHUÊ TÚ
• 39 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường 1, Quận Gò Vấp, TP. HCM
• sales@khuetu.vn | www.khuetu.vn | 0868 50 50 55
• Youtube: http://www.youtube.com/c/KhuetuVn
• Facebook: https://www.facebook.com/khuetucorp/
• Maps: https://goo.gl/nWgfYV
• Blog: https://www.khuetu.vn/bai-viet