Ứng dụng Giải pháp Quản lý and Kiểm kê tài sản AIMS tại các trường học và cơ sở giáo dục

Ở các trường học và cơ sở giáo dục, hiện nay được đầu tư mạnh về cơ sở vật chất, các trang thiết bị hiện đại.. nhằm phục vụ nhu cầu giảng dạy và học tập, số lượng tài sản ở trường từ đó cũng tăng dần, tài sản được phân bổ rộng khắp các cơ sở, phòng ban, lớp học …. Việc quản lý tài sản hiệu quả là vấn đề cấp bách và được lãnh đạo các trường đặc biệt quan tâm.

Thực trạng và thách thức quản lý tài sản tại các trường học

Các trường học đang vẫn theo dõi và quản lý chính xác tài sản của họ để tuân thủ theo các tiêu chuẩn của Bộ tài chính và giải trình với các bên liên quan. Đối với các trường học có các nguồn tài trợ từ bên ngoài, thì họ càng phải quản lý và kiểm kê tài sản thật minh bạch để báo cáo được các khoản chi tiêu với các bên liên quan. Tuy nhiên, trường học có rất nhiều tài sản trải rộng khắp các cơ sở, lớp học và các nhà quản trị trong nhà trường gần như không thể kiểm tra được tài sản một cách chính xác.

Thông qua kinh nghiệm mà Khuê Tú đã triển khai giải pháp AIMS ở các trường học, thực trạng chung có thể tóm gọn ở những điểm chính như sau:

1. Nhãn dán tài sản thiếu chuyên nghiệp

Các trường học đều in thông tin trên giấy A4 (hoặc giấy Tommy) bằng máy in laser, sau đó cắt rời từng nhãn, và dán băng keo trong lên bề mặt trước khi thực hiện dán nhãn lên các tài sản hoặc công cụ dụng cụ. Quy trình để tạo ra những nhãn dán tài sản này mất rất nhiều thời gian và công sức của người quản trị; tuy nhiên vòng đời của nhãn lại tỷ lệ nghịch với thời gian và công sức bởi nhãn rất dễ bong tróc, nội dung bị phai hoặc mất hẳn. Ngoài ra, điểm hạn chế lớn hơn là nhãn tài sản không có mã vạch cho việc kiểm kê sau này.

Một nhãn mẫu điển hình được in trên giấy Tommy hoặc giấy A4

2. Quản lý dữ liệu tài sản khó khăn

Thực tế cho thấy, các trường đang quản lý thủ công trên các tập tin excel, việc cập nhật dữ liệu ở đây thường trễ hơn thời gian tài sản được mua về và cấp phát hoặc tệ hơn là quên cập nhật. Nhiều trường hợp khác, dữ liệu tài sản được quản lý trên nhiều tập tin excel và nằm phân tán ở các cơ sở/phòng ban/tổ quản lý, do đó gây khó khăn cho việc tổng hợp, thống nhất dữ liệu tại các kỳ báo cáo. 

3. Kiểm kê tài sản mất rất nhiều thời gian và nhân lực

Theo khảo sát, các trường sẽ mất khoảng thời gian 30 ngày cho việc kiểm kê tài sản (bao gồm các công tác lập dữ liệu, bố trí nhân lực, in lại nhãn tài sản và thực hiện kiểm kê, gửi báo cáo kiểm kê), sau đó sẽ mất thêm khoảng 15 ngày nữa để kiểm tra chéo công tác kiểm kê ở các đơn vị, cuối cùng công tác tổng hợp, lập báo cáo kiểm kê toàn bộ sẽ mất khoảng 20 ngày nữa. Như vậy, mỗi đợt kiểm kê - báo cáo sẽ mất 45 - 60 ngày tùy khối lượng tài sản. Việc kiểm kê thực tế còn gặp rất nhiều khó khăn vì phải kiểm - đếm bằng tay, rất nhiều trường hợp khi đến kiểm kê thì nhãn tài sản không còn hoặc mất thông tin. Dữ liệu kiểm kê cuối cùng vì thế có độ chính xác không cao. 

4. Cấp lãnh đạo/nhà quản trị nhà trường sẽ khó khăn trong việc

• Rà soát, thống kê, đánh giá hiện trạng tài sản, chuẩn hóa các nguồn dữ liệu về tài sản
• Đánh giá hiện trạng, việc bố trí, bảo quản, vận hành và bảo trì tài sản của các đơn vị trong trường
• Kiểm tra định mức trang bị tài sản cho từng đơn vị, hiệu quả khai thác, sử dụng tài sản phục vụ công tác chuyên môn cũng như giảng dạy, đào tạo
• Có kế hoạch phân bổ, điều chuyển, sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguồn tài sản hiện có, khắc phục tình trạng lãng phí nguồn tài nguyên.
• Thực hiện kiểm tra, kiểm soát của Trường đối với các đơn vị.

Giải pháp Quản lý và Kiểm kê tài sản thông minh AIMS dành riêng cho Trường hoc

Mặc dù đã nhận biết được những khó khăn trong việc quản lý và kiểm kê tài sản từ lâu, và đã tìm hiểu một số giải pháp khác nhưng đa số trường học vẫn chưa lựa chọn để thực hiện bởi những giải pháp hiện tại chưa toàn diện và đủ tính năng để giải quyết tất cả những khó khăn của họ - cho đến khi họ biết đến AIMS - bộ giải pháp quản lý andamp; kiểm kê tài sản thông minh, được Khuê Tú 'may đo' theo tiêu chuẩn quản lý tài sản của Bộ tài chính và theo điều kiện thực tế ở Việt Nam.

Giải pháp AIMS sẽ giúp các khối trường học và các cơ sở giáo dục giải quyết triệt để các vấn đề đã nêu ở trên nhờ vào những tính năng mạnh mẽ.

1. Thiết kế mẫu - In - Dán nhãn tài sản chuyên nghiệp

Giải pháp AIMS được tích hợp sẵn gói giải pháp Thiết kế mẫu - In nhãn tài sản chủ động ngay trên giao diện quản lý tài sản. Nhãn tài sản có thể thiết kế chuyên nghiệp, độ bền đến 5 năm và có thể sử dụng trong nhà hay ngoài trời.

2. Nhập andamp; Quản lý tài sản nhanh chóng, dễ dàng

Chỉ cần 10s để thêm mới một tài sản. Có sẵn chức năng nhập hàng loạt cho tài sản cũ; chức năng quản lý tài sản được nghiên cứu kỹ andamp; phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam; Quản lý toàn bộ hàng trăm ngàn tài sản trên một giao diện thống nhất.

3. Theo dõi andamp; Tìm kiếm thông tin tài sản cực nhanh

AIMS cung cấp chức năng tìm kiếm tài sản đơn giản hoặc nâng cao: theo từ khóa; hoặc theo thời gian thực. Ngoài ra, với chức năng theo dõi lịch sử của tài sản sẽ giúp Doanh nghiệp luôn cập nhật được trạng thái, tình trạng tài sản.

4. Phân quyền cấp độ người dùng theo chức năng cụ thể

AIMS hoạt động trên mô hình đa chi nhánh để quản lý tài sản tập trung trên nhiều vị trí địa lý. Giải pháp cho phép phân quyền sử dụng đến hơn 30 chức năng ở cấp độ người dùng hoặc nhóm người dùng, trên một giao diện trực quan dễ sử dụng.

5. Ứng dụng kiểm kê và theo dõi tài sản trên Mobile

AIS là một ứng dụng miễn phí trên Aindroid/iOS giúp theo dõi trạng thái tài sản, kiểm kê tài sản linh hoạt bằng cách quét mã vạch. Ứng dụng hoạt động thông qua API tăng tính bảo mật, kiểm kê qua 3G/Wifi giúp xóa bỏ mọi khoảng cách địa lý.

6. Xem andamp; Xuất dữ liệu báo cáo tài sản dễ dàng

Được nghiên cứu dựa trên nhu cầu thực tế của đa số doanh nghiệp Việt Nam, AIMS cung cấp các mẫu báo cáo tổng hợp tình hình sử dụng tài sản trực quan, chuyên nghiệp. Việc xem andamp; xuất báo cáo chỉ với 1 click chuột.

Hình ảnh thực tế triển khai

Thông tin liên hệ

• CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHUÊ TÚ
• 39 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường 1, Quận Gò Vấp, TP. HCM
• sales@khuetu.vn | www.khuetu.vn | 0868 50 50 55
• Youtube: http://www.youtube.com/c/KhuetuVn
• Facebook: https://www.facebook.com/khuetucorp/
• Maps: https://goo.gl/nWgfYV
• Blog: https://www.khuetu.vn/bai-viet

Brochure AIMS