SỐ HOÁ TÀI LIỆU NGÀNH NGÂN HÀNG - QUẢN TRỊ & LƯU TRỮ THÔNG TIN
Theo Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, đến 2010, số lượng tài khoản cá nhân sẽ đạt 20 triệu tài khoản.Trước sự lớn mạnh không ngừng kéo theo thách thức cạnh tranh ngày càng tăng của hệ thống Ngân hàng, để nâng cao năng lực cạnh tranh nhất thiết phải ứng dụng công nghệ vào nhiều nghiệp vụ quản lý ngân hàng như dịch vụ thanh toán, dịch vụ khách hàng…
Kỹ thuật hình ảnh hóa tài liệu giúp các ngân hàng có thể tự động hóa, đẩy nhanh và thực hiện dễ dàng quá trình quản lý tài liệu, văn bản. Lợi ích to lớn của hình ảnh hóa tài liệu là giúp tiết kiệm chi phí thông qua việc loại bỏ quá trình lưu trữ và niên cất các văn bản giấy, giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng dữ liệu số.
Quản trị và lưu trữ thông tin hợp lý sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức tài chính, ngân hàng. Trước hết là tính hệ thống. Hầu hết các ngân hàng đều có hơn 1 phòng ban, chi nhánh hoặc có văn phòng đại diện ở nước ngoài. Trong thời buổi nhân sự thường hay thay đổi, việc quản lý, lưu trữ thông tin không khoa học sẽ làm cho việc chuyển giao thông tin không suôn sẻ, và tránh nguy cơ mất dữ liệu.
Ở các tổ chức tài chính, ngân hàng, việc quản trị rủi ro luôn được đặt lên hàng đầu. Chính sách lưu trữ thông tin tài liệu sẽ đóng góp vai trò quan trọng trong việc quản trị rủi ro. Việc áp dụng giải pháp số hoá, quản trị & lưu trữ thông tin tài liệu đã được phân quyền truy cập ngay từ đầu, tùy theo mức độ quan trọng của tài liệu và quyền hạn, vai trò của mỗi người trong tổ chức. Chẳng hạn, một nhân viên có thể truy cập vào được những tài liệu do bộ phận mình phụ trách hoặc các quy định chung nhưng không thể truy cập vào những tài liệu có tầm quan trọng hơn hoặc ở cấp cao hơn.
Trong một môi trường kinh doanh "siêu cạnh tranh" như Việt Nam. Tính cạnh tranh sẽ là động lực chính để các ngân hàng sử dụng đến những giải pháp công nghệ thông tin & truyền thông như một trợ thủ đắc lực.
Lợi ích của việc số hoá
- Loại bỏ các vấn đề tồn tại cố hữu của tài liệu giấy: bị mất, bị rách, sao chép và phân phối
- Chia sẻ nhanh, an toàn, truy vấn nhanh chóng,phạm vi rộng và thời gian chờ bằng không thông qua việc sắp xếp tài liệu điện tử
- Kết nối mọi người, quy trình và thông tin trên toàn doanh nghiệp
- Cải thiện quan hệ khách hàng thông qua việc cung cấp thông tin chính xác
- Đảm bảo kế hoạch kinh doanh liên tục
- Đáng tin cậy, ngay lập tức truy cập vào tài liệu / thông tin và đưa ra hành động kịp thời
- Giảm chi phí hoạt động
- Giảm thời gian nhàn rỗi: thông tin luôn luôn sẵn sàng
- Giảm thiểu rủi ro thông qua việc giảm xác suất của tài liệu bị mất / thất lạc
- Thực thi tốt nhất và tuân thủ quy định
Khuê Tú
