Số Hóa Tài Liệu Kế Toán Trong Doanh Nghiệp
Đăng ngày07/07/2021
Bởi
2329
[Bất kỳ một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, tài liệu kế toán luôn là tài liệu quan trọng nhất, những con số, những thông tin mật của doanh nghiệp đều nằm trong dữ liệu kế toán như Hợp đồng kinh tế, hóa đơn đầu ra, đầu vào, phiếu thu, phiếu chi, báo cáo tài chính, doanh thu….. Vì vậy việc quản lý và vận hành tài liệu của bộ phận kế toán sẽ luôn là mối quan tâm của hầu hết các nhà quản lý. Theo quy định của bộ tài chính Việt Nam. Những tài liệu kế toán này yêu cầu phải lưu trữ file giấy thời hạn tối đa 10 năm & tối thiểu 5 năm. Vì vậy, việc lưu trữ bằng tài liệu giấy vẫn phải tồn tại song song với tài liệu được số hóa. Câu hỏi đặt ra là: Tại sao áp dụng hình thức lưu trữ số hóa các tài liệu kế toán? Câu trả lời là chúng tôi xây dựng dựa trên những lợi ích thiết thực và lâu dài giành cho doanh nghiệp các bạn.
CÁCH THỰC HIỆN SỐ HÓA TÀI LIỆU KẾ TOÁN.
Rất nhiều doanh nghiệp liên hệ với chúng tôi, mong muốn tư vấn giải pháp giúp họ quản lý tài liệu kế toán sao cho hiệu quả & an toàn nhất. Vì thực tế những tài liệu kế toán theo yêu cầu của cơ quan thuế phải được lưu trữ từ 5 đến 10 năm hoặc vẫn phải lưu trữ tài liệu giấy đến vĩnh viễn. Tuy nhiên, để tìm kiếm & tra cứu thông tin bằng file giấy thực tế tốn quá nhiều thời gian dẫn đến nhiều hệ lụy cũng như kìm hãm sự phát triển của công ty với cách lưu trữ & tra cứu thông tin truyền thống này. Việc cần làm trước tiên là song song với việc lưu trữ bằng tài liệu giấy, chúng ta phân loại loại tài liệu để số hóa và lưu trữ chúng trên file mềm một cách có hệ thống. ví dụ: có thể lưu theo từng folder loại tài liệu hoặc nhóm tài liệu liên quan (Hợp đồng A, hóa đơn theo HĐ A, phiếu xuất kho theo HĐ A, biên bản bàn giao nghiệm thu theo HĐ A……). Việc sao lưu trữ tài liệu một cách có hệ thống sẽ giúp bộ phận kế toán tìm kiếm và tra cứu thuận tiện & dễ dàng khi cần. Chúng tôi đề xuất chia nhóm tài liệu kế toán để số hóa & sắp xếp lưu trữ hiệu quả :
1. Nhóm văn bản quản lý: Bao gồm các văn bản của công ty hoặc đơn vị chức năng nhà nước ban hành ( cơ quan thuế, tài chính...) qui định riêng cho các hoạt động của đơn vị. Ví dụ: Hợp đồng lao động, bảng lương, các quyết định, biên bản họp, các văn bản lưu hành nội bộ……
2. Nhóm chứng từ kế toán: Gồm các chứng gốc, chứng từ ghi sổ, bảng phân bổ...liên quan trực tiếp đến hạch toán kế toán: VD : phiếu thu, chi, chứng từ nhập xuất hàng hoá, hoá đơn tài chính, bản tổng hợp chứng từ gốc....
3. Nhóm sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, thẻ kế toán chi tiết
4. Nhóm báo cáo: gồm báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo từng kỳ kế toán : tháng, quí năm.
5. Nhóm tài liệu khác liên quan đến kế toán: đây là các loại chứng từ dùng là căn cứ để lập chứng từ kế toán Sau khi chia nhóm chúng ta sẽ phân loại tài liệu để thực hiện việc số hóa. Dựa vào đặc tính tra cứu, thời gian, tên, số chứng từ… chúng ta sẽ thiết lập việc lưu trữ sao cho thuận tiện nhất. Số hóa hết tài liệu cũ một cách có hệ thống và tiếp tục tài liệu hiện hành cũng theo lộ trình số hóa đã thực hiện. Lưu trữ an toàn, phân quyền đối tượng để thuận tiện nhất cho việc tra cứu.
Máy Scan giúp sao chụp chuyển đổi tài liệu giấy sang file văn bản. Hiện nay trên thị trường khá nhiều máy scan chuyên dụng phù hợp với mọi nhu cầu scan cho từ doanh nghiệp nhỏ đến qui mô lớn. Tùy vào nhu cầu, số lượng tài liệu cần scan trong doanh nghiệp để chọn lựa loại máy scan ứng với tốc độ và chi phí phù hợp. Máy scan hỗ trợ sao chụp và chuyển đổi file cứng sang nhiều định dạng file. Thông thường chúng ta chọn 2 định dạng file phổ biến là PDF, hoặc JPG. File JPG giành cho nhu cầu lưu file dạng hình ảnh, dung lượng lưu trữ thấp. File PDF lại phổ biến hơn vì dễ dàng hỗ trợ trong việc tìm kiếm nội dung trong từng file văn bản. từ file PDF cũng dễ dàng OCR nội dung thành file word hay excel hơn.
1. Đảm bảo an toàn, cải thiện an ninh cho dữ liệu: Sau khi số hóa tài liệu, tất cả dữ liệu đều được lưu trữ an toàn trong một máy chủ trung tâm, điều này sẽ giúp tránh được việc mất hồ sơ. Đã qua rồi cái thời bạn phải mở tủ hồ sơ của mình và lục lọi khắp mọi nơi để tìm kiếm các tập tin. Các quyền truy cập khác nhau đối với dữ liệu và tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu được kiểm soát bởi doanh nghiệp. 2. Tiết kiệm thời gian, xử lý nhanh chóng : Các nhân viên của doanh nghiệp có thể truy xuất tài liệu từ các địa điểm và phòng ban khác nhau trong cùng một lúc, việc này tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, giúp nhân viên có thể tập trung vào công việc của mình một cách hiệu quả hơn. Các nghiệp vụ như nắm bắt, trích xuất thông tin từ các tài liệu giấy và tích hợp vào hệ thống quản lý tài liệu trở nên dễ dàng hơn nhờ vào tính năng OCR (đọc văn bản của tài liệu được quét và tự động lưu). 3. Tìm kiếm dễ dàng, kết nối thông tin nhanh chóngThông qua các tùy chỉnh tìm kiếm với các tính năng tiện lợi, việc tìm kiếm và truy xuất dữ liệu số hóa trở nên dễ dàng, tiết kiệm thời gian, nhanh chóng và hiệu quả. Giúp sự kết nối thông tin giữa những người dùng trong việc tạo, sửa đổi và quản lý cùng một tài liệu trở nên dễ dàng hơn. 4. Dễ dàng phục hồi, vận hành tài liệu.Việc phục hồi trạng thái lưu trữ của các bản sao vật lý và tài liệu ở định dạng điện tử trở nên nhanh chóng và đáng tin cậy. Số hóa tài liệu cho phép doanh nghiệp gửi và phân phối tài liệu an toàn thông qua email, fax, SMS, bưu điện, FTP, web. Việc này có thể được thực hiện cho bất kỳ tài liệu nào mà doanh nghiệp đã tích hợp vào hệ thống. Số hoá tài liệu giải quyết các vấn đề tiềm ẩn mà những doanh nghiệp đang gặp phải khi hoạt động lâu dài hoặc mới hoạt động bởi chỉ cần sử dụng một lần, thông tin có thể được lưu lại vĩnh viễn. Một khi dữ liệu doanh nghiệp được tổ chức lưu trữ một cách có hệ thống -> tra cứu và truy vấn dễ dàng thì việc tiếp nhận và tiếp tục vận hành tài liệu khi có sự thay đổi nhân sự sẽ không còn là vấn đề đau đầu cho cấp lãnh đạo nữa. Chúng ta đều hiểu rằng tài liệu là công cụ quan trọng trong bất cứ doanh nghiệp.Với các tài liệu số hóa đã được phân loại và sắp xếp khoa học, bây giờ bạn có thể tìm thấy chúng một cách dễ dàng với chỉ vài cái click chuột. Vậy nên số hóa tài liệu là một công việc cần phải thực hiện càng sớm càng tốt.
CÁCH THỰC HIỆN SỐ HÓA TÀI LIỆU KẾ TOÁN.
Rất nhiều doanh nghiệp liên hệ với chúng tôi, mong muốn tư vấn giải pháp giúp họ quản lý tài liệu kế toán sao cho hiệu quả & an toàn nhất. Vì thực tế những tài liệu kế toán theo yêu cầu của cơ quan thuế phải được lưu trữ từ 5 đến 10 năm hoặc vẫn phải lưu trữ tài liệu giấy đến vĩnh viễn. Tuy nhiên, để tìm kiếm & tra cứu thông tin bằng file giấy thực tế tốn quá nhiều thời gian dẫn đến nhiều hệ lụy cũng như kìm hãm sự phát triển của công ty với cách lưu trữ & tra cứu thông tin truyền thống này. Việc cần làm trước tiên là song song với việc lưu trữ bằng tài liệu giấy, chúng ta phân loại loại tài liệu để số hóa và lưu trữ chúng trên file mềm một cách có hệ thống. ví dụ: có thể lưu theo từng folder loại tài liệu hoặc nhóm tài liệu liên quan (Hợp đồng A, hóa đơn theo HĐ A, phiếu xuất kho theo HĐ A, biên bản bàn giao nghiệm thu theo HĐ A……). Việc sao lưu trữ tài liệu một cách có hệ thống sẽ giúp bộ phận kế toán tìm kiếm và tra cứu thuận tiện & dễ dàng khi cần. Chúng tôi đề xuất chia nhóm tài liệu kế toán để số hóa & sắp xếp lưu trữ hiệu quả :1. Nhóm văn bản quản lý: Bao gồm các văn bản của công ty hoặc đơn vị chức năng nhà nước ban hành ( cơ quan thuế, tài chính...) qui định riêng cho các hoạt động của đơn vị. Ví dụ: Hợp đồng lao động, bảng lương, các quyết định, biên bản họp, các văn bản lưu hành nội bộ……2. Nhóm chứng từ kế toán: Gồm các chứng gốc, chứng từ ghi sổ, bảng phân bổ...liên quan trực tiếp đến hạch toán kế toán: VD : phiếu thu, chi, chứng từ nhập xuất hàng hoá, hoá đơn tài chính, bản tổng hợp chứng từ gốc....
3. Nhóm sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, thẻ kế toán chi tiết
4. Nhóm báo cáo: gồm báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo từng kỳ kế toán : tháng, quí năm.
5. Nhóm tài liệu khác liên quan đến kế toán: đây là các loại chứng từ dùng là căn cứ để lập chứng từ kế toán Sau khi chia nhóm chúng ta sẽ phân loại tài liệu để thực hiện việc số hóa. Dựa vào đặc tính tra cứu, thời gian, tên, số chứng từ… chúng ta sẽ thiết lập việc lưu trữ sao cho thuận tiện nhất. Số hóa hết tài liệu cũ một cách có hệ thống và tiếp tục tài liệu hiện hành cũng theo lộ trình số hóa đã thực hiện. Lưu trữ an toàn, phân quyền đối tượng để thuận tiện nhất cho việc tra cứu.
MÁY SCAN ĐÓNG VAI TRÒ QUAN TRỌNG TRONG VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU
Máy Scan giúp sao chụp chuyển đổi tài liệu giấy sang file văn bản. Hiện nay trên thị trường khá nhiều máy scan chuyên dụng phù hợp với mọi nhu cầu scan cho từ doanh nghiệp nhỏ đến qui mô lớn. Tùy vào nhu cầu, số lượng tài liệu cần scan trong doanh nghiệp để chọn lựa loại máy scan ứng với tốc độ và chi phí phù hợp. Máy scan hỗ trợ sao chụp và chuyển đổi file cứng sang nhiều định dạng file. Thông thường chúng ta chọn 2 định dạng file phổ biến là PDF, hoặc JPG. File JPG giành cho nhu cầu lưu file dạng hình ảnh, dung lượng lưu trữ thấp. File PDF lại phổ biến hơn vì dễ dàng hỗ trợ trong việc tìm kiếm nội dung trong từng file văn bản. từ file PDF cũng dễ dàng OCR nội dung thành file word hay excel hơn.
LỢI ÍCH CỦA VIỆC SỐ HÓA & VẬN HÀNH TÀI LIỆU SỐ
1. Đảm bảo an toàn, cải thiện an ninh cho dữ liệu: Sau khi số hóa tài liệu, tất cả dữ liệu đều được lưu trữ an toàn trong một máy chủ trung tâm, điều này sẽ giúp tránh được việc mất hồ sơ. Đã qua rồi cái thời bạn phải mở tủ hồ sơ của mình và lục lọi khắp mọi nơi để tìm kiếm các tập tin. Các quyền truy cập khác nhau đối với dữ liệu và tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu được kiểm soát bởi doanh nghiệp. 2. Tiết kiệm thời gian, xử lý nhanh chóng : Các nhân viên của doanh nghiệp có thể truy xuất tài liệu từ các địa điểm và phòng ban khác nhau trong cùng một lúc, việc này tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, giúp nhân viên có thể tập trung vào công việc của mình một cách hiệu quả hơn. Các nghiệp vụ như nắm bắt, trích xuất thông tin từ các tài liệu giấy và tích hợp vào hệ thống quản lý tài liệu trở nên dễ dàng hơn nhờ vào tính năng OCR (đọc văn bản của tài liệu được quét và tự động lưu). 3. Tìm kiếm dễ dàng, kết nối thông tin nhanh chóngThông qua các tùy chỉnh tìm kiếm với các tính năng tiện lợi, việc tìm kiếm và truy xuất dữ liệu số hóa trở nên dễ dàng, tiết kiệm thời gian, nhanh chóng và hiệu quả. Giúp sự kết nối thông tin giữa những người dùng trong việc tạo, sửa đổi và quản lý cùng một tài liệu trở nên dễ dàng hơn. 4. Dễ dàng phục hồi, vận hành tài liệu.Việc phục hồi trạng thái lưu trữ của các bản sao vật lý và tài liệu ở định dạng điện tử trở nên nhanh chóng và đáng tin cậy. Số hóa tài liệu cho phép doanh nghiệp gửi và phân phối tài liệu an toàn thông qua email, fax, SMS, bưu điện, FTP, web. Việc này có thể được thực hiện cho bất kỳ tài liệu nào mà doanh nghiệp đã tích hợp vào hệ thống. Số hoá tài liệu giải quyết các vấn đề tiềm ẩn mà những doanh nghiệp đang gặp phải khi hoạt động lâu dài hoặc mới hoạt động bởi chỉ cần sử dụng một lần, thông tin có thể được lưu lại vĩnh viễn. Một khi dữ liệu doanh nghiệp được tổ chức lưu trữ một cách có hệ thống -> tra cứu và truy vấn dễ dàng thì việc tiếp nhận và tiếp tục vận hành tài liệu khi có sự thay đổi nhân sự sẽ không còn là vấn đề đau đầu cho cấp lãnh đạo nữa. Chúng ta đều hiểu rằng tài liệu là công cụ quan trọng trong bất cứ doanh nghiệp.Với các tài liệu số hóa đã được phân loại và sắp xếp khoa học, bây giờ bạn có thể tìm thấy chúng một cách dễ dàng với chỉ vài cái click chuột. Vậy nên số hóa tài liệu là một công việc cần phải thực hiện càng sớm càng tốt.
Ngô Thị Cẩm Tú
Sản phẩm liên quan
Sản phẩm ngừng SX, thay bằng Kodak E1030
Kiểu máy: máy để bàn nạp giấy tự động
Khổ giấy: tối đa 216 mm x 356 mm/ tối thiểu 52 mm x 52 mm / giấy dài đến 3000 mm
Độ dầy/Trọng lượng giấy: giấy 27-200 g/m²; scan...
42.525.000 ₫
(có thuế)
Kiểu máy: máy để bàn nạp giấy tự động
Khổ giấy: tối đa 216 mm x 356 mm/ tối thiểu 52 mm x 52 mm / giấy dài 216 mm x 3,000 mm
Độ dầy/Trọng lượng giấy: giấy 27–413 g/m²; thẻ dầy đến 1.4mm
Công suất/ngày: 6.000 tờ...
Sản phẩm ngừng SX, thay bằng Kodak E1040
Kiểu máy: máy để bàn nạp giấy tự động
Khổ giấy: tối đa 216 mm x 356 mm/ tối thiểu 52 mm x 52 mm / giấy dài 216 mm x 3,000 mm
Độ dầy/Trọng lượng giấy: giấy 27–413 g/m²; thẻ...
Kiểu máy: máy để bàn nạp giấy tự động
Khổ giấy: tối đa 305 mm x 4.06 m / tối thiểu 63.5 mm x 71.1 mm
Độ dầy/Trọng lượng giấy: giấy 27–433 g/m²
Công suất/ngày: 25.000 tờ
Tốc độ quét (ADF, Trắng đen/Thang xám,...
Bài viết liên quan
Để lại một nhận xét
Để lại bình luận
Vui lòng login để gửi bình luận.
