Bấm để biết thêm sản phẩm.
Không có sản phẩm nào được tìm thấy.
Menu
Tìm nội dung
Bình luận mới nhất
Không có bình luận
Bài mới

Giải pháp số hóa hồ sơ ngành Thuế

Ngày đăng02/06/2013 11
Thích0

Ngành Thuế là một trong những ngành có khối luợng thông tin xuất phát từ giấy tờ vô cùng lớn, từ những hồ sơ đăng ký đối tượng nộp thuế, tờ khai tính thuế GTGT, hồ sơ quyết toán thuế … của các doanh nghiệp đã khiến việc lưu trữ và quản lý lượng giấy tờ phát sinh của các cơ quan Thuế trở nên quá tải.

Hiện trạng

Hiện nay, các loại giấy tờ Thuế phát sinh từ các doanh nghiệp nộp thuế đều được các cơ quan Thuế lưu trữ (lưu kho) ở dạng “bản cứng”. Về phương diện kỹ thuật, mỗi doanh nghiệp khi nộp các tờ khai thuế sẽ được cơ quan thuế tiếp nhận và  dùng các máy quét barcode để nhận dạng các số liệu, đưa vào cơ sở dữ liệu. Các số liệu này rất quan trọng và phản ánh đúng tình hình kinh doanh thực tế của từng doanh nghiệp. Giấy tờ sau khi được nhận dạng ‘các con số’, sẽ được sắp xếp & lưu kho. Trải qua vài năm lưu trữ, những giấy tờ này được chất ‘thành núi’ trong kho.

Các vấn đề phát sinh

Không gian lưu trữ: các cơ quan thuế đang bị quá tải bởi khối lượng giấy tờ gốc ngày một tăng với tốc độ chóng mặt, trong khi đó không gian & diện tích lưu trữ nhỏ hẹp và không được thiết kế theo tiêu chuẩn để lưu trữ giấy tờ.

Rủi ro mất thông tin, dữ liệu do các sự cố ngoài ý muốn: hỏa hoạn, thiên tai, … là vô cùng lớn.

Tìm kiếm khó khăn: nếu vấn đề nghiệp vụ phát sinh và cần hồ sơ gốc, việc tìm kiếm lại hồ sơ trở nên bất khả thi, hoặc mất rất nhiều thời gian & công sức nếu hồ sơ đã được lưu kho từ năm thứ 2 trở lên. Chưa kể đến tình huống, nếu hồ sơ đó đã được lưu ở một nơi khác ở xa do điều kiện không gian lưu trữ bị quá tải.

Thời gian xử lý (hoặc đáp ứng) của cơ quan Thuế đối với doanh nghiệp không đảm bảo, hoặc bị kéo dài do việc tìm kiếm hồ sơ khó khăn hay thất lạc.

Các thông tin, số liệu khác của doanh nghiệp hoặc đối tượng chịu thuế khi cần tra cứu, tác nghiệp sẽ không được cung cấp kịp thời & đầy đủ do thông tin nhận dạng trên barcode bị hạn chế & chỉ mang tính tổng thể.

Giải pháp số hóa đề nghị

Kodak là nhà cung cấp giải pháp, thiết bị chuyên nghiệp & dẫn đầu trong lình vực số hóa & hình ảnh hóa tài liệu. Giải pháp scan tài liệu kết hợp giữa thiết bị máy quét tài liệu Kodak chuyên dụng, tốc độ cao & phần mềm hỗ trợ của Kodak hoàn toàn có thể giải quyết những vấn đề tồn tại trên đây của ngành Thuế:

Đối với lượng giấy tờ, hồ sơ thuế phát sinh mới: có thể dùng các loại máy quét Kodak để bàn với công suất từ 3,000 tờ/ngày – 10,000 tờ/ngày, có tốc độ quét từ 30 tờ/phút – 60 tờ/phút, đặt sau những bàn tiếp nhận hồ sơ để quét & lưu lại bằng ‘bản mềm’ sau mỗi buổi hoặc sau mỗi ngày làm việc. Với công nghệ quét với chỉ một nút nhấn – ‘Smarttouch’, lưu trực tiếp ra thành file PDF, cho phép đặt tên bằng tay hoặc tự động, tách bộ hồ sơ bằng trang trắng hay điền thêm những ‘key words’ vào hồ sơ giúp cho việc tiềm kiếm, … là tất cả những tính năng hữu ích mà sử dụng đơn giản, giúp cho việc quét hồ sơ thuế tạin quầy trở nên cực kì đơn giản & hiệu quả.

Đối với lượng hồ sơ cũ, đã được lưu kho trong nhiều năm: dùng những dòng máy quét Kodak lớn với công suất cao 20,000 tờ/ngày – 100,000 tờ/ngày, tốc độ quét từ 75 tờ/phút – 130 tờ/phút, nạp giấy liên tục với khay chứa giấy lên đến hàng trăm bộ hồ sơ cùng một lúc. Việc quét tập trung với công suất cao cần kết hợp sử dụng phần mềm sao chụp Kodak Capture Pro để phát huy hết tốc độ và năng suất máy quét . Việc vận hành máy, kỹ thuật tách bộ hồ sơ, đặt tên file và lưu vào thư mục định sẵn tự động là một thách thức trong trường hợp này. Vấn đề lựa chọn dòng máy & phần mềm tùy thuộc vào số lượng giấy tờ lưu kho & thời gian mong muốn hoàn thành của dự án scan.

Thực tế triển khai

Thực tế, từ năm 2009 đã có rất nhiều cơ quan Thuế sử dụng máy quét Kodak để scan hồ sơ thuế & lưu trữ mà các cơ quan Thuế TP.HCM là đơn vị đi đầu trong việc triển khai giải pháp số hóa & lưu trữ hồ sơ dạng số:

Cục Thuế TP.HCM: sử dụng dịch vụ scan bằng máy quét Kodak i620 (tốc độ 80 tờ/phút, công suất 80,000 tờ/ngày) & phần mềm Kodak Capture Pro để xử lý khối lượng lớn tờ khai trong thời gian rất ngắn. Bên cạnh đó, Cục Thuế TP.HCM cũng đã trang bị nhiều bộ máy quét Kodak i1220 Plus để bàn & linh kiện máy quét phẳng Flatbed A4 nhằm xử lý lượng giấy tờ thuế phát sinh hàng ngày.

Chi cục Thuế Q1: được biết đến như là một đơn vị tiên phong trong việc ứng dụng CNTT cho tác nghiệp, bước đầu đã triển khai thành công & cho kết quả rất khả quan quy trình số hóa hồ sơ quyết toán thuế năm 2009, công suất xử lý ước tính 150,000 tờ hồ sơ chỉ trong vòng 4,5 ngày làm việc. Hiện chi cục Thuế Q1 cũng đang đề xuất việc mua thiết bị máy Kodak lớn & máy nhỏ để cơ quan tự số hóa một cách chủ động.

Viết bình luận
Để lại phản hồi
Vui lòng login để viết bình luận.

Thiết lập

Bấm để biết thêm sản phẩm.
Không có sản phẩm nào được tìm thấy.

Tạo một tài khoản miễn phí để lưu các mục yêu thích.

Đăng nhập