Thiết lập scan bằng nút trên ứng dụng Control Center 4

Chức năng quét đến những điểm đến (Scan to Destination) khác nhau như: Quét đến thư mục lưu trữ được chỉ định sẵn (Scan to File); Quét đến máy in kết nối trong cùng mạng (Scan to Print), Quét đến ứng dụng gởi Email ở dạng tập tin đính kèm (Scan to Email), … bằng nút (Button) trên máy quét Brother. Chức năng này sẽ giúp bạn nhanh chóng và thuận tiện hơn trong quá trình thao tác số hóa tài liệu chỉ đơn giản bằng việc nhấn nút.

Để sử dụng chức năng này, bạn phải thiết lập các chức năng trên thiết bị bằng ứng dụng Control Center 4 (CC4). Bài viết sau đây Khuê Tú xin gởi đến các bạn bài hướng dẫn: Thiết lập scan bằng nút trên ứng dụng Control Center 4.

:: Bạn đã cài đặt driver và phần mềm đầy đủ cho máy scan.

:: Bạn đã hiểu rõ về thao tác sử dụng ứng dụng CC4 ở chế độ Home Mode để scan tài liệu. Bạn có thể tham khảo theo đường link này: https://www.khuetu.vn/blogs/210-may-scan-brother-huong-dan-su-dung-va-cach-thiet-lap-control-center-4-de-scan-tai-lieu.html

:: Kết nối máy scan với máy tính thành công, mở ứng dụng CC4 ở chế độ Home Mode để tiến hành quá trình thiết lập trên tab Device Settings.

A. Thiết lập các chức năng trên tab Device Settings và chọn chế độ scan bằng nút đã được thiết lập sẵn trên ứng dụng CC4

I. Thiết lập các chức năng trên tab Device Settings

Giao diện ở chế độ Home Mode của ứng dụng CC4 đã được mở. Click chọn Tab Device Settings, giao diện sẽ hiển thị và bạn làm theo các bước như hình sau.

1. Nút Remote Setup

Cho phép bạn thiết lập lại các thông số điều khiển trên thiết bị máy scan, khi bạn nhấn vào nút Remote Setup cửa sổ Brother ADS Remote Setup Program – ADS-2100 sẽ hiển thị cho phép bạn thiết lập các chức năng tổng quan về máy scan như: Chỉnh thời gian để máy scan ngủ đông khi không hoạt động; Thiết lập quét đến USB; Thiết lập quét đến máy tính; Thông tin về thiết bị; Cập nhật ngày và thời gian cho thiết bị như trên máy tính; Cài đặt ngôn ngữ. Ví dụ như hình sau.

2. Nút Scan to Settings

Cho phép bạn chọn thiết lập quét chuyển tới những điểm đến (Scan to Destination) mà bạn mong muốn trên máy tính của mình, như hình sau.

3. Nút Device Scan Settings

Cho phép bạn thiết lập chức năng quét bằng nút như: Quét chuyển tới ứng dụng sử lý hình ảnh (Scan to Image), Quét chuyển tới ứng dụng nhận dạng ký tụ quang học (Scan to OCR), Quét chuyển tới ứng dụng gởi Email dưới dạng tập tin đính  kèm (Scan to Email), Quét chuyển tới đường dẫn thư mục lưu trữ tập tin trên hệ thống máy tính của bạn (Scan to File).

Chức năng quét bằng nút sẽ được thiết lập thông qua 4 tab: Image, OCR, Email, File như hình sau.

Ở đây Khuê Tú xin giới thiệu hướng dẫn cách thiết lập trên tab File mục (1). Giao diện các tính năng như muc (2) cho phép bạn thiết lập lại các thông số.

3.1 Mục File Type

Cho phép bạn chọn loại định dạng tập tin cần xuất ra.

3.2 Mục File size

Cho phép bạn điều chỉnh độ nén dung lượng file lớn hay nhỏ khi xuất ra.

3.3 Mục File Name

Cho phép bạn đặt trước tên tập tin.

:: Hiển thị cửa sổ để chọn lại đường dẫn và đặt lại tên tập tin trước khi lưu.

:: Chèn ngày, tháng, năm vào tên tập tin.

Lưu ý: Khi tick chọn vào mục này bạn sẽ thấy tên tập tin hiển thị sẽ có dạng như hình sau.

:: Hiển thị cửa sổ đường dẫn thư mục chứa tập tin đã lưu. Cửa sổ này sẽ tự động mở ra khi quá trình scan và lưu dữ liệu đã hoàn tất.

3.4 Mục Destination Folder

Đường dẫn thư mục đích đến mà tập tin được lưu ngay tại đó. Bạn có thể tùy chọn thay đổi đường dẫn.

3.5 Mục Resolution

Cho phép bạn lựa chọn độ phân giải thích hợp nhất.

3.6 Mục Scan Type

Cho phép bạn lựa chọn loại quét là: Quét màu (24bit Color); Trắng đen (Back & White); Thang xám (True Gray & Gray (Error Diffusion)) & Tự động nhận biết màu sắc tài liệu (Auto).

3.7 Mục Brightness & Contrast

Cho phép bạn điều chỉnh độ sáng và độ tương phản cho ảnh quét.

3.8 Mục Document Size

Cho phép bạn lựa chọn kích thước tài liệu đã được định sẵn trong dánh sách button sổ xuống.

3.9 Mục 2-sided Scanning

Chức năng này cho phép bạn lựa chọn chế độ quét 2 mặt của tài liệu (nếu không tick chọn sẽ quét ở chế độ 1 mặt).

Ban cũng có thể tick chọn Long-edge binding hoặc Short-edge binding. Hai chức năng này cho phép bạn scan cùng lúc 2 mặt của tờ tài liệu và được sắp xếp nối tiếp nhau như hình minh họa bên dưới.

3.10 Mục Carrier Sheet Mode & Plastic Card Mode

♦ Carrier Sheet Mode (tấm đỡ giấy) dùng để quét những loại tài liệu có định dạng giấy hay kích cỡ tài liệu hơi đặc biệt và quan trọng như: hình ảnh, hợp đồng, biên lai, báo cáo, hóa đơn,… Đối với chế độ này, bạn có thể chọn bất kỳ thiết lập kích thước tài liệu nào khác từ mục danh sách button sổ xuống ở mục Scan Size.

♦ Plastic Card Mode (tấm đỡ thẻ nhựa) dùng để quét thẻ nhựa như: giấy phép lái xe, thẻ bảo hiểm, Name card, ... Một số cài đặt được thiết lập sẵn trong chế độ này (những thiết lập  trước sẽ được hiển thị trong cửa sổ pop-up tin nhắn khi bạn chọn chế độ này).

3.11 Nút Advanced Settings

Cho phép bạn chọn các chức năng xử lý tự động trước mỗi lần quét như: Tự động chỉnh độ nghiêng của ảnh sau khi quét (Auto Deskew); Tự động xoay chiều ảnh sau khi quét (Auto Rotation Image); Tự động loại bỏ trang trắng (Skip Blank Page); Tự động phát hiện cuốn giấy nhiều tờ cùng một lúc (Multifeed Detection); Ngăn ngừa hình ảnh bị rọi ngược qua mặt sau hoặc loại bỏ màu nền không mong muốn (Bleed Through Prevention/Remove Background Color); Hiển thị kết quả sau mỗi lần quét (Display Scanning Results).

3.12 Nút Default

Phục hồi lại tất cả các thiết lập cài đặt ban đầu.

Đối với các tab: Image, OCR, Email bạn vẫn có thể thiết lập tương tự như các bước ở trên.

II. Chọn chế độ scan bằng nút đã được thiết lập trên ứng dụng CC4

Sau khi bạn đã hoàn tất thiết lập các bước như trên. Bước cuối cùng ta cần chọn quét tới những đích đến mà bạn đã thiết lập trên các tab: Image, OCR, Email, File bằng cách chọn tab Device Settings  trên ứng dụng CC4  -> Nhấn vào mục Scan to Settings  -> Chọn Scan to PC -> Lựa chọn ở mục Scan to -> Nhấn Apply và Ok để lưu lại thiết lập.

Giờ đây bạn chỉ cần bỏ tài liệu vào máy scan và nhấn nút scan trên thân máy là toàn bộ tài liệu sau khi scan sẽ được chuyển tới những đích đến mà bạn đã thiết lập sẵn từ trước.

Hy vọng bài hướng dẫn trên sẽ phần nào hổ trợ bạn thao tác số hóa tài liệu trở nên đơn giản và thuận tiện hơn.

Mọi thắc mắc và hổ trợ khác, xin vui lòng liên hệ về công ty Khuê Tú.